Một mô hình làm việc số kết hợp với công nghệ và dữ liệu sẽ giúp giảm thiểu các vấn đề mà các nhà lãnh đạo đang lo ngại, cho phép doanh nghiệp tối ưu năng suất, quản trị từ xa, và nâng cao trải nghiệm của nhân viên. Môi trường làm việc số thành công sẽ dựa trên sức mạnh của dữ liệu để giúp đưa ra các quyết định phát triển kinh doanh, hiệu quả về chi phí và không bị cản trở bởi khoảng cách vật lý.
Không gian công sở chịu tác động mạnh bởi đại dịch Covid-19
Khi thế giới ứng phó với cuộc khủng hoảng từ đại dịch Covid-19, các doanh nghiệp đã nhanh chóng thích ứng để tận dụng công nghệ hỗ trợ lực lượng lao động làm việc từ xa thông qua các mô hình làm việc số. Sự chuyển đổi mô hình làm việc sang môi trường số trước đây có thể mất hàng tháng cho đến hàng năm, thì nay có thể xảy ra trong vài ngày và đến vài tuần.
Nhưng khi chuyển sang giai đoạn bắt đầu thích nghi với bình thường mới, một câu hỏi lớn vẫn đặt ra là liệu làm việc từ xa trên môi trường số còn cần thiết hay không?
Theo Báo cáo Chỉ số xu hướng công việc năm 2021 của Microsoft, một nghiên cứu trên 30.000 người ở 31 quốc gia, có hơn 70% người được hỏi mong muốn các lựa chọn làm việc từ xa và 66% các nhà lãnh đạo đang cân nhắc một mô hình làm việc số có thể cho phép sự linh hoạt giờ giấc và nơi làm việc (1).
Công ty công nghệ khổng lồ Atlassian của Úc đã vĩnh viễn chuyển lên làm việc trong môi trường số và có kế hoạch tuyển dụng nhân tài bất kể họ đang ở đâu. Các công ty CNTT hàng đầu của Ấn Độ là Tech Mahindra và Tata Consultancy đều đã tiết lộ kế hoạch làm việc từ xa dài hạn (2).
Số lượng công việc cho phép làm từ xa tăng mạnh tại các nước Châu Á chẳng hạn như Ấn Độ tăng 2,3 lần, Úc tăng 3,4 lần, Trung Quốc tăng 2 lần cho thấy xu hướng này vẫn sẽ tiếp diễn sau đại dịch (2).
Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp còn theo lối làm việc truyền thống, việc chuyển đổi quá nhanh sang một mô hình mới và chọn lựa các công cụ công nghệ hỗ trợ phù hợp khiến cho một số nhà lãnh đạo có các lo ngại như:
- Năng suất có thể bị ảnh hưởng do nhân viên làm việc chưa quen trên môi trường số và còn hạn chế trong hỗ trợ trực tiếp.
- Tương tác trực tiếp giữa con người, gắn kết giữa nhân viên và duy trì văn hóa cốt lõi.
- Ảnh hưởng đến khả năng đổi mới, sáng tạo trong công việc.
- Một số nguyên tắc và văn hóa cần thay đổi để phù hợp với môi trường làm việc số.
Mặc dù làm việc từ xa vẫn đang đặt ra nhiều thách thức cho cách vận hành doanh nghiệp theo lối truyền thống, lãnh đạo doanh nghiệp vẫn nên xem xét ý nghĩa chiến lược của hình thức này và coi đây là một phần của mô hình vận hành trong dài hạn.
5 lợi ích của mô hình làm việc số
Khả năng để kết nối với mọi nhân viên từ mọi phòng ban mà không bị giới hạn bởi khoảng cách địa lý sẽ đem lại năm lợi ích cụ thể sau:
- Thúc đẩy quá trình chuyển đổi kỹ thuật số, tự do tương tác với mọi bộ phận bên trong và bên ngoài doanh nghiệp bất cứ khi nào, bất cứ nơi đâu.
- Hợp lý hóa và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh khác nhau nhưng vẫn tuẩn thủ theo các tiêu chuẩn luật của ngành.
- Thu thập, chia sẻ và trao đổi các ý tưởng sáng tạo, thúc đẩy các cải tiến diễn ra trong thời gian ngắn hơn.
- Nâng cao trải nghiệm của nhân viên, gia tăng sự gắn kết và cho phép tổ chức của bạn duy trì lợi thế cạnh tranh.
- Tái cấu trúc nơi làm việc hiện tại của bạn, về lâu dài sẽ giúp đào tạo nên những nhân viên có tay nghề cao, chất lượng công việc tốt hơn và tỷ lệ giữ chân cao hơn.
Vậy làm thế nào để nâng cao đảm bảo được hiệu quả và kiểm soát được tình hình doanh nghiệp với mô hình làm việc số linh hoạt?
Một mô hình làm việc số kết hợp với công nghệ và dữ liệu sẽ giúp giảm thiểu các vấn đề mà các nhà lãnh đạo đang lo ngại, cho phép doanh nghiệp quản trị số, giúp tối ưu năng suất, quản trị từ xa, và nâng cao trải nghiệm của nhân viên. Môi trường làm việc số thành công sẽ dựa trên sức mạnh của dữ liệu để giúp đưa ra các quyết định phát triển kinh doanh, hiệu quả về chi phí và không bị cản trở bởi khoảng cách vật lý.
- Xây dựng môi trường làm việc số với 4 bước dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp thành công trong việc sắp xếp làm việc linh hoạt hơn:
Đưa các hệ thống quản trị doanh nghiệp lên nền tảng điện toán đám mây (Cloud) chẳng hạn như hệ thống bán hàng, hệ thống sản Mô hình môi trường làm việc số linh hoạt, hệ thống quản trị khách hàng, hệ thống quản lý nhà cung cấp,… sẽ góp phần giảm chi phí đầu tư hạ tầng, đội ngũ vận hành,…cho doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp chủ động hợp trong việc khai thác và quản lý dữ liệu; khả năng bảo mật thông tin tốt hơn. - Xây dựng các chính sách bảo mật dữ liệu và hệ thống sẽ trở nên cần thiết hơn khi mà hầu hết các quy trình đều được số hóa và thông tin được lưu trữ trong môi trường số. Thông tin là tài sản quan trọng mà doanh nghiệp phải bảo vệ. Trước bối cảnh các mối đe dọa về an ninh thông tin ngày càng tăng. Vấn đề triển khai các giải pháp bảo mật cho các tổ chức càng trở nên cấp thiết.
Tận dụng các công cụ hỗ trợ phù hợp giúp quản lý bộ máy vận hành từ xa hiệu quả như hệ thống họp online, công cụ hỗ trợ việc thiết lập quy trình làm việc online tự động, quản lý công việc đội nhóm từ xa, thống kê báo cáo hiệu quả quản lý, chia sẻ và quản lý tài liệu tăng không giới hạn, trình ký tự động.
Xây dựng nền tảng hệ thống CNTT bao gồm đường truyền ổn định, an toàn và tốc độ cao.
Các doanh nghiệp cần đưa ra các tiêu chí để xây dựng một mô hình phù hợp nhất với hình thức vận hành của mình vì rất có thể một số công cụ phù hợp với doanh nghiệp này nhưng lại không hiệu quả với doanh nghiệp khác khi áp dụng. Từng doanh nghiệp cần trang bị một lộ trình cụ thể với các giải pháp tương thích gắn liền với mục tiêu kinh doanh tại từng thời điểm. Thông qua đó, đảm bảo phát triển bền vững và có thể tiến xa hơn nữa.
Nguồn tham khảo
(1) Microsoft. 2021 The Next Great Disruption Is Hybrid Work—Are We Ready?
(2) LinkedIn Talent Solutions. Is remote work here to stay in Asia-Pacific?
