Kể từ khi được giới thiệu rộng rãi tới công chúng, Sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing) nhanh chóng trở nên phổ biến trong các doanh nghiệp sản xuất bởi tính ưu việt là hiệu quả mà nó mang lại. Lean Manufacturing được coi như một trong những nguyên lý cốt lõi của các nhà máy hàng đầu thế giới, và được coi như một “tôn giáo” mà những người làm nghề sản xuất phải tuân theo.
Tới đầu thế kỷ 21, nguyên lý Sản xuất tinh gọn còn được tiếp thêm sức mạnh nhờ sự xuất hiện của một loạt các công nghệ mới của kỷ nguyên số. Sự kết hợp giữa Lean – tinh gọn và Digital – công nghệ số là một trong những hướng đi khả dĩ nhất giúp Lean vượt qua các giới hạn truyền thống, giúp các nhà điều hành đưa việc tối ưu nguồn lực lên một tầm cao mới.
Sản xuất tinh gọn – tinh hoa sản xuất hình thành qua thực nghiệm
Tìm ngược về điểm xuất phát, khái niệm của việc sản xuất linh hoạt, tối giản được hình thành từ những năm 30 của thế kỷ trước thông qua một phương pháp sản xuất được gọi là “Hệ thống sản xuất Toyota – TPS”. Đó là thời điểm Toyota chuyển đổi từ một doanh nghiệp dệt may thành một doanh nghiệp cơ khí và bước chân vào ngành sản xuất ô tô (1).
Ở thời điểm này, trong ngành xe hơi, Henry Ford đang tạo ra cuộc cách mạng khi áp dụng các dây chuyền lắp ráp và tiêu chuẩn hóa các công đoạn, giảm thời gian sản xuất một chiếc xe Ford từ 12 tiếng xuống chỉ còn 1 giờ 33 phút. Tuy mô hình sản xuất hàng loạt của Ford có rất nhiều ưu điểm về nâng cao năng suất và chất lượng nhưng nó vẫn có những vấn đề về tính linh động. Một dây chuyền sản xuất được thiết kế cho một mẫu sản phẩm và không đủ uyển chuyển để thích ứng với sự thay đổi nhanhh chóng và liên tục của thị trường.
Để có thể tham gia vào thị trường ô tô toàn cầu, thách thức với Toyota lúc này là thiết kế một cách thức sản xuất hiệu quả, bắt kịp tốc độ của thế giới (lúc đó năng suất lao động của công nhân Toyota chỉ bằng một phần mười năng suất trung bình ngành ô tô Mỹ). Trong hàng chục năm liên tục nghiên cứu, đúc rút kinh nghiệm thực tiễn, chuẩn hóa kiến thức, Kiichiro Toyoda và Taichimo Ohno dần dần xây dựng một nguyên lý sản xuất được gọi là Hệ thống sản xuất Toyota – Toyota Production System.
Chứng kiến sự lớn mạnh thần kỳ của Toyota nói riêng và ngành sản xuất Nhật Bản nói chung, thế giới dần dần quan tâm tìm hiểu các triết lý trong mô hình tổ chức sản xuất này. Tới cuối thế kỷ 20, mô hình này dần bổ sung hoàn thiện và thoát khỏi cái bóng riêng của Toyota mà trở thành tri thức chung nhân loại với cái tên Lean Manufacturing – Sản xuất tinh gọn.
Nhìn chung, sản xuất tinh gọn là nguyên lý tổ chức sản xuất nhằm hướng tới việc tạo ra đúng sản phẩm mà thị trường cần, đáp ứng nhu cầu khách hàng trong khi đảm bảo chất lượng cao nhất có thể, chi phí thấp nhất có thể và thời gian thực hiện ngắn nhất có thể. Nhưng có một điều thú vị rằng cái khái niệm cao nhất, thấp nhất hay ngắn nhất luôn được thách thức phá vỡ thông qua việc cải tiến liên tục, hay còn gọi là “Kaizen”.
Mô hình sản xuất tinh gọn được xây dựng trên 2 trụ đỡ căn bản.
Trụ cột đầu tiên là sự kịp thời – Just in time, cần đảm bảo các công đoạn sản xuất được kết nối thành một dòng chảy liên tục tạo ra giá trị mới được kiểm soát bằng các nhịp sản xuất (takt time).
Trụ đỡ thứ hai là sự tự động hóa thông minh (Jidoka) nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm đồng đều và nâng cao năng suất. Điều này có nghĩa khi một sai sót xảy ra gây ảnh hưởng tới sản phẩm, toàn hệ thống phải ngay lập tức phát hiện và sửa chữa trước khi có thể quay lại vận hành.
Hai trụ cột này được hoạt động dựa trên bệ đỡ là sự ổn định và tiêu chuẩn hóa trong sản xuất thông qua hàng loạt các nguyên tắc như 5S, TPM, các hoạt động đào tạo, trao đổi liên tục,…
Lean và sự chuyển mình trong kỷ nguyên số
Vượt ra ngoài khuôn khổ ngành sản xuất, Lean dần trở thành một cách tư duy chung trong tổ chức các hoạt động nhằm tạo ra giá trị cao với nguồn lực tối thiểu và giảm tối đa lãng phí. Dù đang cung cấp một dịch vụ tới khách hàng, thực hiện quản trị và vận hành bộ máy nội bộ, phát triển sản phẩm mới hay thậm chí khởi nghiệp, bạn đều có thể áp dụng các nguyên lý Lean (2).
Hành trình áp dụng nguyên lý Lean luôn bắt đầu với câu hỏi: “khách hàng” của bạn là ai, họ mong muốn điều gì? Nếu “khách hàng” của bạn là thực khách tại nhà hàng, chắc hẳn họ sẽ mong muốn một bữa ăn ngon, không phải chờ lâu và chi phí hợp lý. Vậy để tạo ra các giá trị này, bộ máy vận hành của nhà hàng cần làm gì, có thể cải tiến gì, cái gì cần tiêu chuẩn hóa,…Hàng trăm câu hỏi sẽ nối tiếp đặt ra dọc theo chuỗi bản đồ giá trị của doanh nghiệp và đòi hỏi công sức suy nghĩ, giải đáp.
Ở một trường hợp khác, nếu “khách hàng” chính là nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp, sự mong mỏi chắc hẳn sẽ là các quy trình rõ ràng, công việc đạt hiêu quả tốt, cơ hội thăng tiến và lương thưởng. Vậy bộ máy của bạn đã được sắp xếp thực sự tinh gọn và thông minh để đáp ứng mong muốn này chưa?
Một điều may mắn với phần lớn các doanh nghiệp là hiện nay với sự bùng nổ của công nghệ số, rất nhiều câu hỏi hóc búa có thể được giải đáp thông qua môi trường số với chi phí và công sức thấp hơn rất nhiều (một yếu tố tuyệt vời đảm bảo tiêu chí của Lean).
Quay lại với trường hợp trên, chỉ cần một trang web hay ứng dụng điện thoại thông minh, chủ nhà hàng đã có thể tiếp cận lượng lớn khách hàng, nắm bắt khẩu vị và nhu cầu của khách hàng qua các thống kê và số liệu. Ở một khía cạnh khác, các nhu cầu và mong muốn này có thể được phân tích và đối chiếu với toàn bộ hoạt động của nhà hàng qua việc số hóa từng khâu, từ đó đo đếm hiệu quả của từng công đoạn, tìm ra các cơ hội cải tiến và nâng cao giá trị.
Hay đối với khách hàng nội bộ, việc số hóa các quy trình nội bộ, đo đếm hiệu quả từng công đoạn là một việc đã trở nên phổ biến tại nhiều doanh nghiệp. Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp đang càng ngày càng chú ý hơn tới việc xây dựng trải nghiệm cho nhân viên, tạo sự gắn kết và gắn bó giữa cộng đồng nhân viên – doanh nghiệp.
Những ví dụ trên đây mới chỉ là một phần rất nhỏ các tác động của công nghệ số lên các nguyên lý Lean trong hoạt động của doanh nghiệp. Hàng loạt các công nghệ mới nổi khác như thực tế ảo, vạn vật kết nối, dữ liệu lớn, v/v đang dần dần thay đổi diên mạo thế giới, và dĩ nhiên cả hoạt động của các doanh nghiệp. Trong những nhịp chuyển đổi này, có những doanh nghiệp đã nhanh chóng thử nghiệm và thích ứng, mở ra cơ hội khiến Lean có thể trở nên tinh gọn hơn nữa trong thế giới số.
Bài tiếp: Chuyển đổi số trên nguyên lý sản xuất tinh gọn: Lời giải tối ưu cho các nhà máy
Nguồn tham khảo
(1) Bubble.io, History of Lean – what inspired Toyota
(2) Lean.Org, A Brief History of Lean
