Trong quá trình chuyển đổi số, truyền thông nội bộ góp phần truyền đạt mục tiêu, gắn kết nhân viên đồng lòng với mục tiêu chung và cùng hành động đóng góp chuyển đổi tổ chức, đồng thời, xây dựng lòng tin và tinh thần chủ động hợp tác làm chủ công nghệ, là đích đến thành công cho doanh nghiệp trên hành trình chuyển đổi số.
Tầm quan trọng của truyền thông nội bộ trong Chuyển đổi số?
Thông qua quá trình Chuyển đổi số, không chỉ các hoạt động sản xuất – kinh doanh – vận hành trở nên hiệu quả tối ưu hơn, hay hệ thống công nghệ thông tin được nâng cấp đáp ứng những yêu cầu mới, mà đội ngũ nhân sự, con người của doanh nghiệp cũng được đào tạo và nâng cao.
Ngay từ khi bắt đầu bước vào lộ trình chuyển đổi số, doanh nghiệp đã và sẽ phải thực hiện những tác động chuyển đổi nguồn lực con người với hàng loạt những kỹ năng mới để họ trở thành lực lượng lao động làm chủ công nghệ, chủ động quản lý công việc, phát huy tinh thần hợp tác liên phòng ban, nhằm đạt hiệu quả công việc cao nhất. Bên cạnh đó, không chỉ những kỹ năng được nâng cao, tinh thần tôn trọng và lan truyền những giá trị của đổi mới cũng sẽ được thúc đẩy mạnh mẽ trong tổ chức.
Như vậy, có thể nói nguồn lực con người sẽ được thay đổi toàn diện ở tất cả các cấp, các vị trí. Để thực hiện thành công công việc thay đổi này, doanh nghiệp sẽ cần sử dụng nhiều hình thức hay công cụ, mà hiệu quả nhất chính là truyền thông nội bộ.
Truyền thông với đặc tính có thể truyền tải thông tin và tiếp nhận phản hồi dưới nhiều hình thức khác nhau sẽ giúp cho các đối tượng cần tác động dễ dàng hiểu, tiếp thu và thực hiện các nhiệm vụ đổi mới, các mục tiêu cần đạt được của mỗi bước trong suốt chặng đường chuyển đổi số.
Truyền thông nội bộ cho chuyển đổi số bao gồm những giai đoạn nào?
Truyền thông nội bộ luôn bám sát mọi diễn biến của chương trình chuyển đổi số. Với lộ trình chuyển đổi số được đề xuất thực hiện bởi FPT theo phương pháp luận FPT Digital KaizenTM, việc truyền thông nội bộ sẽ chia làm 2 giai đoạn với 6 bước như hình dưới đây:
6 yếu tố cần thiết để lập chiến lược và kế hoạch truyền thông nội bộ chuyển đổi số hiệu quả
1. Mục tiêu truyền thông
Trước hết, các mục tiêu truyền thông cần phải được xác định rõ. Đó là mục tiêu chung cho toàn bộ chương trình, mục tiêu cho mỗi giai đoạn và mục tiêu của từng bước trong chương trình chuyển đổi số.
2. Thông điệp truyền thông
Tiếp theo, các thông điệp truyền thông phù hợp cho từng giai đoạn cần được đưa ra, tuy nhiên, những thông điệp này đều phải nhằm xây dựng nên một thông điệp chung cuối cùng mà chương trình chuyển đổi số hướng đến.
3. Đối tượng truyền thông
Như đã mô tả ở Hình 1 ở trên, truyền thông có thể chia làm 6 bước, bám sát các bước chuyển đổi số theo phương pháp luận FPT Digital KaizenTM. Tại mỗi bước, đối tượng truyền thông hướng tới trực tiếp và gián tiếp có thể là khác nhau, nhưng cơ bản tại bước 1 và 2 thì đối tượng truyền thông là các cấp lãnh đạo và quản lý cấp trung, vì đó là những người trực tiếp đưa ra định hướng và xác định trọng tâm chiến lược kinh doanh và chiến lược số của doanh nghiệp cho quá trình xây dựng lộ trình chuyển đổi số. Bắt đầu từ bước 3, khi đã xác định và công bố lộ trình chuyển đổi số, truyền thông sẽ hướng đến tất cả các đối tượng, từ nhân sự các cấp đến các bên liên quan, khách hàng v.v.
4. Kênh truyền thông
Kênh truyền thông là yếu tố quan trọng nhất trong việc lập chiến lược và kế hoạch truyền thông nội bộ chuyển đổi số hiệu quả. Các cách thức truyền đạt thông tin hiện tại sẽ được xác định, đồng thời, phân tích thêm các điều kiện để có thể xây dựng bổ sung kênh truyền thông nếu cần thiết, từ đó, hình thành mạng lưới kênh nhằm triển khai hiệu quả toàn bộ kế hoạch truyền thông. Đặc biệt, khi một số các sáng kiến số của lộ trình chuyển đổi số được hiện thực hóa, thì những sáng kiến này cũng có thể trở thành kênh truyền thông hữu hiệu, bổ sung hoặc tích hợp thêm vào mạng lưới kênh. Ví dụ, những Sáng kiến số kết nối nội bộ hoặc những Sáng kiến số kết nối thương mại với khách hàng, với các bên liên kết v.v. có thể sẽ được dùng để cập nhật những thông tin mới nhanh nhất.
Bên cạnh đó, các yếu tố như ngân sách, nguồn nhân lực, nguồn hỗ trợ, v.v. cũng cần được phê duyệt để lập kế hoạch khả thi.
5. Kế hoạch truyền thông chi tiết
Kế hoạch truyền thông sẽ được lập chi tiết dựa trên 4 yếu tố đã được xác định kỹ càng ở trên. Bản kế hoạch cần thể hiện rõ từ mục tiêu cần đạt được, các luồng nội dung trụ cột và nội dung chi tiết (mô tả rõ hơn ở phần sau), các tác vụ theo thời gian mà mỗi nhân sự phải hoàn thành.
6. Đánh giá và đề xuất cải tiến
Cuối cùng các báo cáo, đánh giá hoàn thành mục tiêu truyền thông và đề xuất thay đổi phù hơp cho giai đoạn tiếp theo sẽ được thực hiện.
Các nội dung trụ cột cần truyền thông trong chuyển đổi số
Các nội dung trong truyền thông chuyển đổi số rất phong phú, đa dạng. Xét theo tính chất thông tin có thể chia nội dung truyền thông làm hai luồng: nội dung về tiến trình chuyển đổi số và nội dung về con người trong chuyển đổi số.
Nói về tiến trình chuyển đổi số, bao gồm nội dung truyền thông về các mục tiêu của chuyển đổi số, về các sáng kiến số triển khai, các tác động chuyển đổi số làm thay đổi hoạt động thông thường ra sao v.v.
Quá trình chuyển đổi số thành công phụ thuộc rất lớn vào chính nguồn nhân lực tại doanh nghiệp. Các hoạt động trong chuỗi giá trị của doanh nghiệp, cho dù có những khâu được tự động hóa 100% thì vẫn nhằm phục vụ người quản trị trong việc đưa ra những quyết định và hành động, hướng tới mục tiêu chiến lược kinh doanh. Do đó, những nội dung về con người trong chuyển đổi số vô cùng quan trọng. Truyền thông không những phải làm rõ được những nhiệm vụ và lợi ích mới do chuyển đổi số đem lại cho từng vị trí công việc, mà còn giúp đội ngũ nhân lực không ngại khó khăn, chủ động hợp tác, làm chủ công nghệ, có ý thức cao để phát triển kỹ năng linh hoạt, sẵn sàng đáp ứng yêu cầu khi công việc đổi mới.
Cuối cùng, truyền thông cần góp phần xây dựng niềm say mê, tự hào với công việc trong tâm trí mỗi cá nhân đội ngũ nhân lực, tạo động lực giúp doanh nghiệp chuyển đổi số thành công.
