Nâng cao mức độ chính xác của các dự báo, tăng cường tính hiệu quả của việc lập kế hoạch và sử dụng nguồn lực nhờ tận dụng dữ liệu, phối hợp kế hoạch của nhiều bộ phận là các lợi ích tiềm năng mà giải pháp S&OP mang lại cho doanh nghiệp sản xuất trong thời đại mới.
Trong sản xuất, việc lập kế hoạch và cân đối nguồn lực cho thực hiện kế hoạch được coi là các yếu tố tối quan trọng. Tuy nhiên trong thực tế, phần lớn các doanh nghiệp không có đủ thông tin và dự báo cho việc lập kế hoạch, chủ yếu dựa trên dữ liệu lịch sử và ước tính số liệu dự báo theo kinh nghiệm. Đồng thời mức độ liên kết giữa kế hoạch kinh doanh tổng thể và kế hoạch thực hiện các bộ phận chưa cao.
Các yếu tố này dẫn tới nguy cơ không cân bằng, khó linh hoạt và điều chỉnh giữa khả năng cung ứng và nhu cầu thị trường. Từ đó doanh nghiệp dễ dàng đối mặt với rủi ro thiếu hàng để giao, giao hàng không đúng hẹn, nguy cơ mất khách hàng cũng như nguồn lực sản xuất không được tối ưu, nguy cơ tồn đọng hàng tồn kho và nguyên liệu,… Những khó khăn này phổ biến trong nhiều đơn vị sản xuất, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn có cơ cấu hoạt động phức tạp gồm nhiều bộ phận.
Giải pháp S&OP được coi là chìa khóa khắc phục các khó khăn kể trên nhờ sự tổng hợp và thống nhất số liệu trong toàn đơn vị.
Vậy S&OP là gì, tại sao S&OP lại quan trọng?
Lập kế hoạch bán hàng và hoạt động tích hợp (S&OP – Sales and Operations Planning) là một quy trình tập hợp và kết nối kế hoạch riêng lẻ của các bộ phận trong chuỗi kinh doanh như bán hàng, marketing, sản xuất, tài chính, cung ứng,… thành một bộ kế hoạch tổng hợp thống nhất trong toàn đơn vị.
Quy trình quản lý quan trọng này xác định số lượng sản phẩm sẽ được sản xuất, thời điểm sản xuất, các nguồn lực cần chuẩn bị,… dựa trên cơ sở dự báo nhu cầu thị trường, các nguồn lực nội tại và mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
Ngược lại với tính riêng lẻ của lập kế hoạch truyền thống, giải pháp S&OP mang đến một cách làm mới dựa trên việc phối hợp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Thay vì quy trình dự đoán chỉ sử dụng data của một loại sản phẩm nào đó thì S&OP dựa trên bức tranh toàn cảnh với data từ nhiều nguồn: Sản xuất, thị trường, khách hàng,… nhờ vậy số liệu ước tính mang tính đa chiều gần hơn với thực tế, tích hợp chặt chẽ các phương diện trong hoạch định chuỗi cung ứng như hoạch định tồn kho, hoạch định nhu cầu và hoạch định cung ứng.
Đồng thời cung cấp tầm nhìn tổng quan giúp ban quản trị dễ dàng nhìn ra vấn đề và ra quyết định kinh doanh. Như vậy có thể nói, S&OP là đòn bẩy mạnh mẽ giúp doanh nghiệp cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng, tối ưu nguồn lực. Qua đó đạt được các mục tiêu chiến lược và duy trì lợi thế cạnh tranh.
Mô hình S&OP hoạt động như thế nào?
Hoạch định S&OP trong một doanh nghiệp sản xuất thường bao gồm 5 bước, được ban quản trị cấp cao chủ trì và tiến hành mỗi tháng nhằm đảm bảo các điều chỉnh kịp thời theo tình hình thị trường. Mặc dù quy trình cụ thể có thể khác nhau giữa các doanh nghiệp tuy nhiên vẫn bao gồm các bước chính cần tuân thủ.
05 bước hoạch định do Thomas Wallace và Robert Stahl phát triển – hai nhà nghiên cứu này là đồng tác giả của Sales & Operations Planning Handbook, một cẩm nang nổi tiếng về lập kế hoạch bán hàng và hoạt động tích hợp:
1. Thu thập và quản lý data
Thu thập thông tin về doanh thu, sản lượng bán, tồn kho lịch sử,… phân tích xu hướng đưa ra dự báo, phân tích Pareto để phân bổ các thông số dự báo. Đây cũng là giai đoạn cập nhật thông tin thực tế so với dự báo trước đó, nhận định kế hoạch đưa ra liền trước đó có đang đi đúng hướng hay không.
2. Hoạch định nhu cầu
Giai đoạn tạo và điều chỉnh dự báo bán hàng trong dài hạn vào đầu mỗi tháng. Những dự báo này dựa trên thống kê có xem xét đến lịch sử nhu cầu hoặc các yếu tố như ra mắt sản phẩm mới, kế hoạch khuyến mại, thị hiếu khách hàng, tình hình thị trường,…
Trong giai đoạn này, khâu phát triển sản phẩm mới nên được cân nhắc nhiều vì chúng có ảnh hưởng đến kết quả dự báo do chưa có thông tin lịch sử. Giai đoạn này nên có sự tham gia của Ban lãnh đạo nhằm phát hiện sớm các nguy cơ, cũng như các nhà quản lý về Phát triển sản phẩm, Bán hàng, Chuỗi Cung ứng, Tài chính và Dịch vụ khách hàng để đảm bảo cái nhìn đa chiều về nhu cầu.
3. Hoạch định cung ứng
Đánh giá khả năng đáp ứng nhu cầu, xác định các điểm mất cân đối dự kiến trong cung và cầu, từ đó tạo ra một kế hoạch cung ứng cân nhắc các yếu tố như năng lực sản xuất, hàng tồn kho, năng lực của nhà cung cấp, khả năng cung ứng tài chính,… cần sự tham gia của các nhà quản lý kế toán, bộ phận cung ứng, bộ phận sản xuất trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo.
4. Thống nhất kế hoạch S&OP (Trước khi ban hành)
Thống nhất kế hoạch cung ứng và kế hoạch nhu cầu với kế hoạch tài chính. Đây là giai đoạn các bên liên quan đều phải tham gia, thảo luận về các yếu tố gây mất cân đối, đưa ra các giải pháp và thống nhất kế hoạch hoạt động chung của tổ chức.
5. Hoàn thiện và ban hành kế hoạch S&OP
Hoàn chỉnh kế hoạch và ban hành để triển khai, giai đoạn này xử lý các vấn đề còn lại, các bộ phận đảm bảo về nguồn lực để kế hoạch có thể triển khai tốt.
Các yếu tố ảnh hưởng tới việc triển khai S&OP thành công
Với những giá trị đem lại, S&OP là lựa chọn hàng đầu nhằm nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động của một doanh nghiệp sản xuất. Theo kinh nghiệm của FPT Digital đã tư vấn, doanh nghiệp sản xuất cần có một mô hình phối hợp và đồng thuận giữa tất cả các bộ phận mà đặc biệt cần có sự tham gia mạnh mẽ từ Lãnh đạo cấp cao nhất như một yếu tố đảm bảo mức độ thống nhất giữa kế hoạch chiến lược của công ty với kế hoạch của từng bộ phận.
Bên cạnh đó, nền tảng CNTT và hệ thống ứng dụng nhằm kết nối hoạt động toàn chuỗi, hỗ trợ minh bạch hóa, thu thập và phân tích dữ liệu hoạt động, bán hàng, sản xuất, kho, marketing,… cũng là yếu tố không thể thiếu làm căn cứ đưa ra các dự báo mang tính chính xác cao đồng thời hỗ trợ các thông tin quản trị cho Ban Lãnh đạo.
Case Study
Các mô hình S&OP ra đời từ những năm 1980, đã chứng minh được giá trị mang lại qua nhiều năm hoạt động. Một trong số các trường hợp thành công có thể kể tới Sunsweet Growers – nhà sản xuất trái cây sấy khô lớn nhất thế giới.
Hơn một thập kỷ trước, Sunsweet Growers nhận thấy vấn đề chi tiêu của chuỗi cung ứng ngày càng lớn ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh chung. Nguyên nhân chính được nhận định do việc lập kế hoạch không hiệu quả dẫn tới lãng phí nguồn lực, tăng chi phí hoạt động.
Sunsweet Growers đã triển khai chương trình nâng cao năng lực công nghệ làm nền tảng, đồng thời áp dụng phương pháp lập kế hoạch tích hợp (S&OP), kết quả đã đạt được nhiều thắng lợi lớn như tăng độ chính xác của dự báo lên 15 – 20%, giảm 30% hư hỏng thành phẩm, số lượng nhà kho tại Hoa Kỳ cắt giảm từ 28 xuống chỉ còn 8 nhà kho (1).
Qua các phân tích về S&OP và các hiệu quả đem lại đã được chứng minh bằng con số, có thể thấy việc lập và ứng dụng S&OP có thể coi là chìa khóa mở ra tiềm năng tăng trưởng đột phá cho doanh nghiệp sản xuất.
Để chuẩn bị các điều kiện và ứng dụng S&OP hiệu quả nhất, doanh nghiệp cần xác định rõ ưu tiên mục tiêu kinh doanh chiến lược, đánh giá hiện trạng nhằm điều chỉnh mô hình phối hợp lập kế hoạch giữa các bộ phận trong chuỗi giá trị, đồng thời xây dựng chiến lược áp dụng công nghệ số, thu thập dữ liệu làm nền tảng cho giải pháp lập kế hoạch S&OP.
Bên cạnh đó không thể thiếu yếu tố con người, cần truyền thông thay đổi nhận thức và nâng cao mức độ đồng thuận, phối hợp của cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp. Các công việc đánh giá hiện trạng và xây dựng chiến lược cho việc ứng dụng S&OP cần phân tích đa chiều, do đó doanh nghiệp nên tham vấn đội ngũ chuyên gia có kinh nghiệm, đảm bảo hoạch định đúng và triển khai ứng dụng thành công.
Nguồn tham khảo
(1) Logistics Bureau. 2019 – 7 Mini Case Studies: Successful Supply Chain Cost Reduction and Management
