Trong thời đại công nghệ 4.0, không thể phủ nhận những lợi ích chuyển đổi số đang ngày càng ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp. Tại sao chuyển đổi số ngày nay lại quan trọng đến như vậy? Hãy cùng FPT Digital tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
1. Tiết kiệm chi phí hoạt động cho doanh nghiệp
Đối với phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam, các quy trình đều được thực hiện trên giấy tờ thủ công. Sau khi số hóa các hợp đồng cũ thì quy trình ký kết hợp đồng đã thay đổi nhờ chữ ký số và hợp đồng điện tử. Hiện tại, quy trình ký hợp đồng không còn quá dài, không phải gặp gỡ trực tiếp, tốn thời gian và nguồn lực, mà diễn ra nhanh chóng. Và hiệu lực của hợp đồng điện tử không khác biệt gì so với hợp đồng giấy.
Tóm lại, nhờ chuyển đổi số, giá trị nhận lại và dễ dàng thấy được của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng là “giảm thiểu được chi phí hoạt động”. Không chỉ tiết kiệm chi phí bằng bởi số hóa các dữ liệu vật lý sang dữ liệu online mà từ những dữ liệu online này, doanh nghiệp sẽ xây dựng ra các số hóa các quy trình nhằm giảm thiểu công sức và thời gian mà kết quả vẫn đạt được như cũ
Ví dụ điển hình:
- Tính đến năm 2019, bệnh viện Đại học Y Dược TP.HCM tiết kiệm chi phí hàng in hóa đơn hàng năm 320 triệu đồng khi áp dụng chuyển đổi số cho việc thanh toán điện tử thay vì truyền thống. Tuy nhiên việc thanh toán điện tử này mới chỉ chiếm 35% trong tổng số nếu áp dụng hoàn toàn thì chi phí tiết kiệm dự kiến lên tới gần 1 tỷ.
- Nghị định 119/2018/NĐ-CP nêu rõ về việc thay thế hóa đơn truyền thống bằng hóa đơn điện tử, đây là một trong những ví dụ về chuyển đổi số ở mức Quốc gia mang lại nhiều lợi ích cho nhà nước cũng như doanh nghiệp trong đó có việc tiết kiệm chi phí.
2. Quản lý thông tin và khai thác tài nguyên tốt hơn
Bất kỳ một doanh nghiệp dù nhỏ hay lớn đều có một lượng thông tin khổng lồ từ nội bộ hay phát sinh từ khách hàng, đối tác, hệ sinh thái. Trước đây, việc quản lý các nguồn thông tin này là thủ công và cực kỳ phức tạp. Các thông tin dưới dạng vật lý như giấy tờ, số liệu.v.v.v thường:
- Dễ bị hỏng hóc, bị mờ, bị mất bởi thời gian dài hoặc sự vô tình của con người.
- Mỗi phòng bạn có số liệu riêng và dễ dẫn đến sai lệch số liệu giữa các phòng ban.
- Tài liệu dưới dạng vật lý nên việc số liệu bị phân tán. Việc kết nối các dữ liệu, quản lý các thông tin là cực kỳ phức tạp và tốn thời gian.
- Doanh nghiệp không thể thống kê, kiểm soát được trong doanh nghiệp có những số liệu gì? Đang ở đâu? Tình trạng ra sao?.
Chuyển đổi số bao gồm việc xây dựng lộ trình và triển khai các công cụ, ứng dụng giúp tối ưu hoạt động kinh doanh, dựa trên sự hợp nhất giữ thông tin và tài nguyên. Thay vì phần mềm và cơ sở dữ liệu phân tán, các nguồn lực trở nên tập trung hơn, qua đó gia tăng sự hiệu quả. Bên cạnh đó, nó cũng bổ trợ rất tốt cho văn hóa số “Lấy khách hàng làm trung tâm” đang được triển khai ở nhiều doanh nghiệp.
Ví dụ điển hình:
Bệnh viện áp dụng quản lý hồ sơ bệnh, kết quả thăm khám bằng hệ thống. Chỉ với vài thao tác đơn giản trên máy tính, bác sĩ có thể biết được toàn bộ lịch sử thăm khám, tiền sử bệnh tật, loại thuốc đã uống trước đây .v.v.v mà không phải trao đổi hoặc đọc quá nhiều hồ sơ, phiếu thăm khám. Việc này, giúp bác sĩ giảm thiểu được thời gian thăm khám, đồng thời, bệnh viện cũng quản lý được các bệnh nhân tốt hơn rất nhiều so với trước đây.
3. Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Theo một nghiên cứu được đưa ra bới SAP, 92% các nhà lãnh đạo cho rằng các biện pháp, chiến lược chuyển đổi thành công sẽ cải thiện trải nghiệm tổng thể của khách hàng. Nhu cầu và kỳ vọng của người tiêu dùng liên tục thay đổi và ngày càng tăng cao. Khách hàng giờ đây có quá nhiều lựa chọn tương tự với mức giá phải chăng.
Ví dụ thực tế:
- Theo ví dụ ở phần trước, bệnh nhân đến khám chỉ cần khai báo tên, sổ khám là bác sĩ đã có thể biết được tình trạng của bệnh trước đây, thuốc đã được kê khai (thậm chí nhiều lúc bệnh nhân còn không nhớ rõ). Thời gian khám bệnh ngắn hơn hẳn, quy trình khám được rút ngắn và chính xác hơn. Ắt hẳn, bệnh nhân sẽ có trải nghiệm xuất sắc hơn khi được cung cấp dịch vụ khám chữa bệnh.
- Trong ngành ngân hàng tài chính: Khi áp dụng công nghệ AI, công nghệ sinh trắc học và internet vạn vật (IoT), ngân hàng dễ dàng cá nhân hóa được các gói vay cho từng khách hàng. Công nghệ sinh trắc học giúp định danh khách hàng nhanh chóng, chính xác, kết hợp với các thông tin lưu trữ và phân tích dữ liệu lớn, ngân hàng có khả năng dễ dàng nhận biết được tên khách hàng, thói quen tiêu dùng, tình hình tài chính hiện tại.v.v.v. Từ đó, công nghệ AI sẽ hỗ trợ đề xuất các gói vay phù hợp với từng khách hàng, từ đó tăng tỷ lệ chuyển đổi, bán chéo các sản phẩm ngân hàng và gia tăng mức độ hài lòng, gắn bó với khách hàng
Một khi có thể giải đáp vấn đề của khách hàng nhanh chóng, mang đến trải nghiệm tuyệt vời, doanh nghiệp sẽ dễ dàng “chiếm” được trái tim của họ. Chiến dịch chăm sóc khách hàng giành được sự tin tưởng, tôn trọng. Rõ ràng, lợi ích chuyển đổi số mang lại cho doanh nghiệp so với đối thủ cạnh tranh là rất lớn và giúp doanh nghiệp phát triển thần tốc.
4. Tối ưu hóa hoạt động tác nghiệp trong và ngoài phòng ban
Tại sao phải chuyển đổi số thì cùng quay lại mô hình hoạt động truyền thống khi mà các hoạt động tác nghiệp trong và ngoài phòng ban đều được thực hiện thủ công hoặc bán thủ công. Khi này, hoạt động tác nghiệp sẽ mất thời gian khiến hiệu quả công việc của nhân viên bị ảnh hưởng.
Ví dụ thực tế:
FPT là một trong những doanh nghiệp điển hình cho câu chuyện này. Khi mọi thứ vẫn chưa được “số hóa”, một nhân viên chuẩn bị đi công tác sẽ phải làm rất nhiều khâu. Các công việc bao gồm từ việc điền form, in ấn, xin xác nhận của bác bên liên quan: quản lý, phòng tài chính, trưởng bộ phận… Để trình ký duyệt đóng dấu có khi cả ngày cũng không xong, đấy là còn chưa kể cứ phải chạy đi, chạy lại.
Sau khi FPT số hóa toàn bộ các quy trình thì việc xử lý công việc như trên trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Chỉ thông qua “vài lần bấm” mất vài phút trên website hoặc điện thoại, mọi thứ đã có thể hoàn thành.
Việc số hóa quy trình này đã giúp nhân viên FPT tập trung hơn vào công việc của họ. Khối hành chính xử lý được nhiều yêu cầu, nhanh và hiệu quả hơn, cấp cấp lãnh đạo có thể xử lý công việc ở mọi nơi và toàn bộ quy trình thực hiện trên mạng nên quy trình sẽ được diễn ra liền mạch.
Khi hoạt động tác nghiệp trong và ngoài phòng ban trở nên hiệu quả, năng suất được tối ưu thì doanh nghiệp có thể tinh gọn cơ cấu tổ chức. Việc tinh gọn cơ cấu tổ chức là một yếu tố quan trọng đánh giá khả năng linh hoạt của doanh nghiệp.
5. Mang lại sự linh hoạt của doanh nghiệp
Sự linh hoạt của một doanh nghiệp không chỉ nằm ở khả năng thích nghi với những thay đổi của môi trường xung quanh. Nó còn thông qua việc nắm bắt cơ hội, thấu hiểu nguy cơ và dự đoán rủi ro.
Ví dụ điển hình:
Ví dụ 1: Đợt đại dịch Covid 19 vừa qua là một ví dụ điển hình về khả năng thích nghi với môi trường xung quanh. Đối với các doanh nghiệp đã số hóa dữ liệu và số hóa quy trình thì dễ dàng thích ứng với việc “Work From Home” một cách nhanh chóng. Dịch bệnh hầu như không ảnh hưởng đến quá trình sản xuất và kinh doanh của họ.
Ví dụ 2: Quay trở lại với câu chuyện ở phần đầu, chuyển đổi số đã mang đến cho Netflix cơ hội để nâng cao sự cạnh tranh. Nhưng nên nhớ, trước tiên, chuyển đổi số đã mang đến cho Netflix cơ hội để linh hoạt tìm những hướng đi mới, giải quyết nhu cầu của khách hàng.
6. Tăng sự minh bạch và hiệu quả trong hệ thống quản trị doanh nghiệp
Chuyển đổi số còn giúp các doanh nghiệp khai thác tối đa năng lực làm việc của nhân viên. Những công việc có giá trị gia tăng thấp, hệ thống có thể tự động thực hiện mà doanh nghiệp không tốn chi phí và người quản lý dễ dàng đánh giá chất lượng công việc của từng nhân viên qua số liệu báo cáo kịp thời.
Ví dụ điển hình:
Một CEO sẽ phải làm gì nếu nhận được đơn thư vượt cấp phản ánh về việc một nhân viên kinh doanh làm việc thiếu hiệu quả nhưng vẫn được những quyền lợi như những nhân viên khác? Dễ thôi đúng không? CEO chỉ cần xử lý từng bước qua nhân viên cấp dưới của mình. Nhưng nếu công ty đó có rất nhiều cấp bậc quản lý thì sao? Nghe vẻ căng nhỉ?
Đùa vậy thôi, đó là câu chuyện của ngày xưa. Còn tất cả sẽ được xử lý trong “một nốt nhạc” nếu doanh nghiệp đó chuyển đổi số. Người quản lý khi ấy có thể dễ dàng và chủ động trong việc truy xuất các thông tin về doanh nghiệp.
Tất cả bao gồm từ báo cáo doanh số từng nhân viên, biến động nhân sự, tệp khách hàng quan tâm… Mọi thứ sẽ có trong các phần mềm quản trị doanh nghiệp. Rõ ràng, đây là một lợi ích của chuyển đổi số mà các doanh nghiệp không thể bỏ qua.
7. Cải thiện năng suất của nhân viên và toàn bộ công ty
Việc ứng dụng các công nghệ số, tập trung và khai thác dữ liệu tốt hơn, giúp từng nhân viên trong công ty có thể giảm thiểu được thời gian lãng phí, tập trung vào các công việc mang lại hiệu quả cao hơn.
Ví dụ thực tế:
Ví dụ 1: Trước đây, nhân viên của quán cafe phải chạy từng bàn nhận order và phải chuyển các đơn đó vào bếp, chưa kể đến việc khách thay đổi thực đơn thì lại càng vất vả. Thì nay, với chuyển đổi số, thực đơn được nhập online và cập nhật theo thời gian thực, việc xóa và sửa đơn hàng diễn ra nhanh chóng. Ngày trước cần 2 người để phục vụ quán cafe 100m2 thì bây giờ chỉ còn cần có 1 người là đủ.
Ví dụ 2: Trước đây, chủ quán cafe phải hằng ngày, hằng tuần đến quán để cập nhật doanh thu, chi phí nhưng với phần mềm quản lý bán hàng, chủ doanh nghiệp có thể cập nhật tình hình bán hàng theo thời gian thực. Số lượng và nguyên liệu hiện có trong quán cũng được minh bạch và nắm rõ.
Ví dụ 3: Thực hiện chuyển đổi dữ liệu Data Lake giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất lao động của nhân viên tài chính dựa trên thời gian tiết kiệm được trong quá trình xử lý các báo cáo. Nếu như trước kia, nhân viên tài chính trung bình mỗi ngày mất 1 giờ đồng hồ để xử lý báo cáo thì nay chỉ mất 10 phút. Với số lượng 1.000 nhân viên, tổng thời gian doanh nghiệp tiết kiệm đạt 4.000 giờ làm việc mỗi tháng.
Tham khảo thêm: Dự án nghiên cứu: Tăng 5 lần hiệu suất hoạt động báo cáo tài chính bằng chuyển đổi số dữ liệu – FPT Digital
8. Tăng cơ hội, nâng cao khả năng cạnh tranh
Theo HBR, 84% các giám đốc điều hành cho biết các cơ hội kinh doanh mới xuất hiện khi doanh nghiệp của họ thực hiện việc chuyển đổi số. Chuyển đổi số góp phần giúp doanh nghiệp theo kịp tiến bộ công nghệ mới, tạo sự khác biệt để cạnh tranh với các đối thủ cùng ngành.
Ví dụ điển hình:
Năm 1997, Netflix được thành lập với mục đích đơn giản là cho thuê đĩa DVD. 10 năm sau, công ty này mới bắt đầu chuyển sang dịch vụ phát hành phim trực tuyến. Và 15 năm tiếp theo là đủ để Netflix trở thành “anh cả” trong ngành với hơn 100 triệu khách hàng trên toàn thế giới, trong đó có Việt Nam.
Việc triển khai mô hình phát hành phim trực tuyến thay thế cho DVD chính là việc số hóa nội dung và số hóa quy trình phân phối. Quy trình tạo ra kênh phân phối mới, qua đó nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Đây là lý do mà trong khi nhiều nhà phân phối DVD cùng thời đã hoàn toàn biến mất thì Netflix lại đang ngày càng vững mạnh.
Ví dụ điển hình 2:
Câu chuyển của Kodak hoàn toàn ngược lại với Netflix ở ví dụ 1, Kodak đã phát minh ra máy ảnh kỹ thuật số rất sớm, từ năm 1975. Năm 1976 họ vẫn chiếm 85% số lượng máy ảnh bán ra ở Mỹ, nhưng họ đã lo sợ, sản phẩm số mới sẽ làm mất lợi thế, sẽ cạnh tranh trực tiếp với các sản phẩm phim và thuốc rửa ảnh hiện tại. Cuối cùng, Kodak không làm thì đối thủ làm. Đối thủ đã triển khai máy ảnh kỹ thuật số và Kodak đã không chuẩn bị kịp cho tình huống này. Năm 2012 Kodak đã chính thức bị phá sản.
Qua 2 ví dụ trên thì ta thấy rõ, chuyển đổi số là cơ hội lớn cho những doanh nghiệp biết sẵn sàng đón đầu và có chiến lược chuyển đổi số đúng đắn.
9. Tăng lợi nhuận (Chuyển đổi số dẫn tới lợi nhuận tốt hơn)
Theo một báo cáo SAP được công bố tại Las Vegas:
- 80% tổ chức hoàn thành chuyển đổi số đã báo cáo tăng lợi nhuận.
- 85% nói rằng chuyển đổi số giúp họ tăng thị phần.
- Trung bình, các nhà lãnh đạo kỳ vọng trưởng doanh thu cao hơn 23% so với đối thủ
(nguồn: SAP Center for Business Insights and Oxford Economics)
Rõ ràng mục đích của chuyển đổi số giúp tăng lợi nhuận của chuyển đổi số là hoàn toàn thực tế. Tuy nhiên để đạt được thành công trong việc chuyển đổi số vẫn là một thách thức.
Tại sao vậy? Đơn giản, bởi chuyển đổi số tạo ra nhiều cơ hội kinh doanh, nhiều cơ hội tiếp cận với khách hàng với chi phí thấp hơn. Siêu thị tiện lợi chẳng hạn, thay vì chỉ bán trực tiếp tại cửa hàng sẽ có thêm dịch vụ mua hộ, mua online, giao hàng tận nơi. Doanh thu chắc chắn sẽ tăng rất nhiều, trong khi đó chi phí trưng bày sẽ giảm xuống do các sản phẩm đã được số hóa, không cần trưng bày quá nhiều sản phẩm tại cửa hàng. Doanh số tăng, chi phí giảm thì chắc chắn lợi nhuận sẽ tăng không hề nhỏ.
Trường hợp thực tế điển hình sau khi áp dụng chuyển đổi số:
- Theo chia sẻ từ bà Đào Thuý Hà – Phó Tổng Giám đốc Công ty cổ phần Traphaco, doanh thu của Traphaco doanh thu 2020 tăng trưởng 12%, 6 tháng đầu năm 2021 tăng trưởng 22%. Đây là thành công của Traphaco đạt được trên lộ trình chuyển đổi số.
- Nhờ vào chuyển đổi số, FPT cũng tăng lợi nhuận hơn 30% theo như ông Trương Gia Bình – Chủ tịch Hội đồng Quản trị chia sẻ.
10. Góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp tốt hơn
Chuyển đổi số đi đôi với chuyển đổi văn hóa. Trên thực tế, chúng giống như hai mặt của một đồng tiền, phụ thuộc vào nhau để phát triển và tồn tại. Một lợi ích của chuyển đổi số dễ nhận thấy là giúp nuôi dưỡng văn hóa tích cực cho tổ chức. Đầu tư vào chuyển đổi số đồng nghĩa với việc doanh nghiệp nỗ lực xây dựng văn hóa khuyến khích đổi mới.
Khi đó nhân viên sẽ cởi mở hơn với những thay đổi trong cơ cấu tổ chức và quy trình hoạt động. Họ không ngại thử thách, thử nghiệm các sáng kiến, ý tưởng mới, dám nói lên suy nghĩ của mình. Mỗi cá nhân đều có tinh thần như vậy sẽ duy trì tổ chức luôn vận động, phát triển và không ngừng học hỏi, tiếp cận điều mới, sẵn sàng đối mặt với mọi thách thức.
Ví dụ thực tế:
Trong một chia sẻ của mình, ông Lê Quang Vũ – CEO Blue C đã cho biết rằng, việc cập nhật các công việc hàng ngày trước giờ đi làm lên Basecamp (một nền tảng quản lý dự án) đã giúp nhân viên trở nên trách nhiệm hơn với công việc của mình, và không còn bị “miss deadline” nhiều như trước. Góp phần vào xây dựng văn hóa tự chủ ở công ty này.
11. Xu hướng và thực trạng Chuyển đổi số tại Việt Nam
Theo kết quả khảo sát “Thực trạng chuyển đổi số trong doanh nghiệp trong bối cảnh dịch bệnh COVID-19” thực hiện, các doanh nghiệp Việt đã bắt đầu nhận thức và ứng dụng các công nghệ số vào các khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Khảo sát cũng cho thấy kỳ vọng lớn của đại bộ phận doanh nghiệp Việt Nam đối với quá trình chuyển đổi số. Có tới 98% số doanh nghiệp kỳ vọng có sự thay đổi trong hoạt động sản xuất, kinh doanh khi thực hiện chuyển đổi số.
Xu hướng chuyển đổi số đã và đang diễn ra vô cùng mạnh mẽ, đặc biệt trong các nhóm ngành như tài chính, du lịch, giao thông… Trong số đó, điện toán đám mây, hệ thống quản lý công việc, IoT, robot, hội nghị trực tuyến là những công cụ được sử dụng nhiều nhất.
Bên cạnh đó, với “Chương trình chuyển đổi số quốc gia”, Chính Phủ và toàn thể bộ máy chính quyền cũng đã và đang nỗ lực trong việc xây dựng Chính phủ điện tử, hướng tới tương lai là Chính phủ số.
Không chỉ doanh nghiệp mà các cá nhân và nhà nước cũng cần phải chuyển đổi số, đọc ngay bài viết “Tại sao phải chuyển đổi số” để hiểu hơn về vai trò của công nghệ số trong thời kỳ 4.0
Trước những lợi ích chuyển đổi số mang lại ở trên, có thể khẳng định lại rằng, chuyển đổi số đã là xu hướng tất yếu của các doanh nghiệp hiện nay nếu muốn phát triển nhanh, mạnh và bền vững trong thời đại công nghệ 4.0. Tuy nhiên việc thực hiện chuyển đổi số thành công hay không vẫn còn là một thách thức, FPT Digital khuyến nghị các công ty, tổ chức thực hiện chuyển đổi số nên tham khảo các ý kiến chuyên gia để xây dựng lộ trình chuyển đổi số phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp của mình.
Thay đổi hay là chết? Những lợi ích của chuyển đổi số đã quá rõ ràng rồi, câu chuyện còn lại là nhờ sự quyết định của bạn mà thôi.
