Quá trình chuyển đổi số đang diễn ra rất mạnh mẽ trong vài năm gần đây. Tuy nhiên, với ảnh hưởng của đại dịch Covid-19, dường như các doanh nghiệp cũng cần cơ cấu lại các mục tiêu về sản xuất và kinh doanh để lựa chọn các mục tiêu trọng yếu. Một câu hỏi đặt ra là các hệ thống lõi, đặc biệt là hệ thống ERP thì có nên triển khai hoặc nâng cấp, thay mới trong chiến lược chuyển đổi số?
ERP là gì?
ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp), là phần mềm tích hợp nhiều phân hệ phục vụ cho các quy trình nghiệp vụ từng phòng ban và liên phòng ban khác nhau.
ERP giúp doanh nghiệp thu thập, xử lý và phân phối dữ liệu một cách hiệu quả, đồng nhất, tránh trùng lặp và kịp thời, nhằm đáp ứng các nhu cầu về quản trị tổng thể. Hệ thống ERP đem lại một bức tranh đồng nhất từ bán hàng, mua sắm, kho tàng, vật tư, sản xuất, nhân sự, tiền lương … và có thể ứng dụng cho các công ty từ nhỏ đến các tập đoàn đa quốc gia.
Trên thực tế, số lượng doanh nghiệp triển khai ERP tại Việt Nam vẫn chưa nhiều. Theo số liệu thống kê không chính thức từ các hãng phần mềm ERP thì tổng số doanh nghiệp lớn tại Việt Nam đã triển khai ERP chỉ khoảng 300 DN, số lượng doanh nghiệp dùng các phần mềm kế toán trên nền tảng đám mây tích hợp hoặc đa quy trình (các phần mềm có xu hướng giống ERP) cũng chỉ vài nghìn, trong khi số doanh nghiệp (DN) đang hoạt động tại Việt Nam đã lên hàng triệu doanh nghiệp.
Hầu hết các DN ứng dụng ERP thực sự cũng là doanh nghiệp lớn, trong phần lớn DN nhỏ lựa chọn các nền tảng phần mềm trực tuyến có nhiều chức năng nhiều hơn.
Xu hướng đầu tư về chuyển đổi số có sự dịch chuyển lớn trong đại dịch Covid-19. Các DN tập trung hoạt động vận hành và kinh doanh qua các nền tảng làm việc từ xa, giao kết trực tuyến nhiều hơn. Chính vì thế, những hệ thống ERP đã đầu tư trước đây dường như cũng gặp nhiều khó khăn hơn trong quá trình quản trị, vận hành.
Thêm vào đó, việc hạ tầng CNTT được thiết kế để Doanh nghiệp đóng kín với hạ tầng mạng chỉ phục vụ các tác nghiệp tại chỗ (off-line) cũng khiến DN khó để vận hành các hệ thống ERP trực tuyến.
Vai trò mô hình ERP trong chiến lược chuyển đổi số của Doanh nghiệp
Không thể phủ nhận vai trò của hệ thống ERP trong các hệ thống lõi mà doanh nghiệp cần ứng dụng, khi mà bức tranh tài chính của doanh nghiệp nhất thiết phải được cập nhật đầy đủ và có tính liên kết các khâu, từ bán hàng đến thu tiền, từ mua hàng đến thanh toán, từ sản xuất đến giao hàng và bảo trì … Do đó, việc doanh nghiệp đưa giải pháp ERP vào trong quy hoạch về chuyển đổi số chắc chắn là một trong những việc cần thực hiện.
Một câu hỏi đặt ra là, với các doanh nghiệp chưa ứng dụng hoặc các doanh nghiệp đã ứng dụng và triển khai ERP thì cần thực hiện việc này như thế nào?
Với các doanh nghiệp chưa ứng dụng hệ thống ERP, việc xác định một chiến lược về bản đồ quy hoạch nền tảng CNTT là cần thiết, trong đó, doanh nghiệp cần xác định rõ các hệ thống lõi sẽ đưa vào sử dụng phù hợp với chiến lược ngắn hạn và trung hạn của mình, đồng thời đặt các thứ tự ưu tiên về ngân sách và thời gian triển khai sao cho hợp lý.
Nếu doanh nghiệp chưa thực sự tự tin và cần có phương pháp luận thì nên thông qua các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp để thực hiện một cách bài bản cho lộ trình này. Một mặt khác, hệ thống phần mềm lõi của doanh nghiệp cũng sẽ gắn chặt chẽ với hệ thống ERP và nền tảng quản trị dữ liệu ở lớp dưới. Chính vì thế, doanh nghiệp cần xác định rõ mô hình kinh doanh để xác định các chuỗi giá trị và từ đó đưa ra các yêu cầu cho hệ thống ERP được xác lập một cách phù hợp.
Với các doanh nghiệp đã ứng dụng ERP, cần đánh giá lại về các yếu tố: tuổi đời công nghệ, tính dễ dàng khi sử dụng, thói quen vận hành và khai thác, khả năng tích hợp với các hệ thống khác. Báo cáo đánh giá cần chỉ rõ những hạn chế nội tại của hệ thống ERP cũng như tìm ra sự khác biệt giữa hệ thống hiện tại và các quy trình thuộc chuỗi giá trị tương lai mới theo chiến lược trung hạn của doanh nghiệp.
Thêm vào đó, các yếu tố về việc vận hành hệ thống từ xa, xây dựng các robot nhập liệu tự động, tích hợp với các hệ thống hỗ trợ về quản trị và kinh doanh trực tuyến như hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử, chữ ký số, phê duyệt điện tử … hoặc các nền tảng kinh doanh và giao tiếp trên nhiều kênh khác nhau như sàn thương mại điện tử, thương mại trên nền tảng mạng xã hội, ứng dụng trên thiết bị cầm tay (mobility) … là các yếu tố cần được cân nhắc kỹ lưỡng khi phân tích hiện trạng và ghi nhận cơ hội cải tiến, nâng cấp của hệ thống.
Mô hình ERP truyền thống trước đây đã dần thay đổi và ngày càng trở nên thông minh hơn. Khái niệm “autonomous ERP” – ERP vận hành tự động đang dần trở thành một xu hướng mới khi được các hãng công nghệ hàng đầu như SAP, Oracle, Microsoft … đầu tư để thực hiện.
Không chỉ vậy, việc khai thác và sử dụng hiệu quả dữ liệu trên nền tảng lưu trữ và phân tích số liệu lớn (big-data) cũng sẽ cho doanh nghiệp những góc nhìn sâu hơn và nhanh hơn, cùng với mô hình phân tích chuyên sâu (data analytic) và kết hợp với trí tuệ nhân tạo để tạo ra các phương pháp dự báo cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh, vận hành.
Hệ thống ERP đóng góp vai trò nền tảng và quan trọng trong việc cấu trúc và chuẩn hóa các dữ liệu liên phòng ban để phản ánh những cấu trúc về tài chính của DN. Vì vậy, việc tiếp tục đưa hệ thống ERP vào để triển khai hoặc đánh giá, nâng cấp là một trong những nhiệm vụ cần thiết và quan trọng trong việc xây dựng lộ trình chuyển đổi số.
Tóm lại, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, các phần mềm lõi như hệ thống ERP cũng có những cải tiến vượt bậc, đem lại nhiều giá trị hơn cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc đầu tư các hệ thống lõi này không thuộc mục tiêu ngắn hạn mà cần xác định trong các chiến lược trung và dài hạn, cần có sự đầu tư bài bản và sẽ tốt hơn nếu chiến lược được thông qua bởi các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp.
Đặc biệt, các DN gặp khó khăn do hệ quả của đại dịch Covid có thể xem xét và xác lập thứ tự ưu tiên triển khai một cách phù hợp với hiện trạng cũng như các mục tiêu chiến lược của mình để triển khai và sử dụng hiệu quả hệ thống ERP.
