Khi công việc kinh doanh mở rộng, một quy trình thủ công không thể đáp ứng được các yêu cầu hiệu quả của doanh nghiệp bởi các đầu mối kinh doanh gia tăng, các sản phẩm dịch vụ thay đổi và ngày một cải tiến, số lượng nhân sự ngày một đông, kịch bản bán hàng ngày càng phức tạp, dẫn đến khó khăn trong công tác quản lý.
Nhiều doanh nghiệp đang gặp phải những bất cập trong quy trình quản lý do “quy trình chắp vá”, thông tin chồng chéo, thiếu sự đồng bộ, và thiếu tính linh hoạt giữa các phòng ban. Chính vì vậy, việc ứng dụng công nghệ trong quy trình hoạt động hàng ngày là yếu tố cần thiết để doanh nghiệp tối ưu hóa vận hành và nâng cao năng lực cạnh tranh.
Số hóa quy trình – bước đệm quan trọng cho chuyển đổi số tại doanh nghiệp
Số hóa thông tin (Digitization) là hình thức chuyển đổi thông tin, dữ liệu, tài liệu từ dạng vật lý, analog sang định dạng kỹ thuật số (digital), ví dụ tài liệu, hồ sơ chứng từ dạng giấy được scan và chuyển sang lưu ở dạng file PDF, lưu trong máy chủ của công ty hoặc ở trong các giải pháp đám mây (Cloud). Số hóa thông tin tạo ra nền tảng quan trọng để thực hiện các bước tiếp theo trong quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp.
Số hóa quy trình (Digitalization) là việc sử dụng các dữ liệu, tài liệu đã được chuyển sang định dạng kỹ thuật số để nâng cấp, thay đổi quy trình vận hành, các quy trình làm việc, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tiếp tục với ví dụ ở trên, tài liệu sau khi được lưu tại máy chủ sẽ được tải lên nền tảng đám mây (Cloud); các nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm, truy cập những tài liệu này. Các quy trình làm việc qua đó được tiến hành nhanh chóng và thuận tiện hơn nhờ vào việc dễ dàng để tiếp cận dữ liệu trong Công ty.
Dựa theo khái niệm và ví dụ được nêu ở trên, có thể nói, số hóa dữ liệu (Digitization) là bước đệm để số hóa quy trình (Digitalization). Và hơn hết, cả 2 bước nêu trên là nền tảng rất quan trọng để doanh nghiệp tiến tới cấp độ cao nhất của Chuyển đổi số – Số hóa toàn diện (Digital Transformation).
Lợi ích của việc số hóa quy trình
Các tổ chức trong quá trình triển khai số hóa quy trình hay chuyển đổi số thường đo lường và đánh giá sự thành công của các sáng kiến số của họ dựa trên các bộ chỉ tiêu khác nhau, giống như việc các nhà quản trị đo lường các dự án thông thường áp dụng chỉ số về mức độ sinh lời từ khoản đầu tư (ROI). Mặc dù mức độ kỳ vọng cho các chương trình số hóa quy trình khác nhau giữa quy mô áp dụng và ngành nghề, nhưng nhìn chung, việc áp dụng số hóa quy trình có thể mang lại cho tổ chức một số lợi ích tổng thể; và ở một bức tranh lớn, tất cả các lợi ích đó đều có liên quan, phụ thuộc lẫn nhau và là bước đệm vững chắc để có thể tiến tới chuyển đổi số toàn diện sau này:
Nâng cao năng suất, hiệu quả công việc
Với các hệ thống số hóa quy trình, các nhiệm vụ, công việc yêu cầu thực hiện lặp lại có thể được hoàn thành một cách nhanh hơn áp dụng các công nghệ tự động hóa. Do đó, tối ưu hóa được thời gian để hoàn thành 1 công việc và nhân công có thời gian để hoàn thành các công việc khác.
Giảm thiểu chi phí hoạt động
Mục tiêu của mọi chủ doanh nghiệp là tối ưu hóa lợi nhuận cho tổ chức. Các tác vụ và quy trình thủ công về bản chất chậm hơn so với các hoạt động và quy trình tự động vì chúng cần được tiến hành lần lượt bởi người lao động. Theo nghiên cứu của Mckinsey, việc áp dụng số hóa có khả năng tiết kiệm được đến 90% chi phí hoạt động. Ngoài ra, theo báo cáo của Deloitte về quản trị chi phí được thực hiện trên phạm vi toàn cầu, việc áp dụng các công nghệ cho mục đích tối ưu hóa chi phí hoạt động được hoạch định và triển khai đặc biệt trong khu vực Châu Á – Thái Bình Dương (APAC) khi có đến 75% các doanh nghiệp lựa chọn; và thành quả mang lại là rất tốt (~40% các doanh nghiệp khi áp dụng công nghệ đạt được kết quả vượt kỳ vọng và ~48% đạt được kết quả như kỳ vọng).
Tăng tính minh bạch
Tính minh bạch trong các quy trình kinh doanh là rất quan trọng cho mục tiêu thành công lâu dài. Nếu các quy trình được giám sát sử dụng công nghệ số, các cấp quản lý cao hơn sẽ có niềm tin hơn vào cách thức mọi thứ được thực hiện.
Đảm bảo chất lượng nhất quán
Một trong những ích lợi quan trọng nhất của việc áp dụng kỹ thuật số là công nghệ sẽ đảm bảo mỗi hoạt động của doanh nghiệp được thực hiện một cách nhất quán, dẫn đến đầu ra chất lượng cao, đáng tin cậy.
Ví dụ: Nếu doanh nghiệp thực hiện tự động hóa quy trình theo dõi dịch vụ cung cấp cho các khách hàng thì tất cả người tiêu dùng đều sẽ nhận được chất lượng hỗ trợ tốt như nhau từ bộ phận chăm sóc khách hàng và hạn chế được yếu tố cảm xúc của con người.
Gia tăng sự linh hoạt trong hoạt động
Các tổ chức trong thời kỳ hiện tại cần phải đủ nhanh nhẹn và linh hoạt để chuyển hướng cũng như tái cơ cấu quy trình một nhanh chóng để kịp thời thích ứng. Và để làm như vậy, các biện pháp và suy nghĩ linh hoạt nên được áp dụng trên tất cả các phòng ban, bộ phận và khi các quy trình kinh doanh được tự động hóa sẽ cho phép sửa đổi và thích ứng với những thay đổi với tốc độ nhanh và thuận tiện hơn.
Thuận tiện hơn để đưa ra quyết định
Các quy trình tự động có thể đưa ra sản phẩm có tính nhất quán cao, do đó người đưa ra quyết định có thể dựa vào các thông tin từ đó để (i) Dễ dàng hơn trong việc đưa ra quyết định và điều hành doanh nghiệp, (ii) Tính tin cậy của tự động hóa quy trình làm việc đảm bảo các hoạt động quản trị công ty quan trọng được thực hiện toàn thời gian và tuân thủ luật pháp.
Một số hiểu lầm của doanh nghiệp khi thực hiện số hóa quy trình
Số hóa doanh nghiệp là một chủ đề khá mới mẻ đặc biệt với các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam. Do đó, đã có một số lầm tưởng mà doanh nghiệp hiểu sai về số hóa doanh nghiệp như dưới đây:
Hiểu lầm 1: Cứ áp dụng số hóa là thành công
Công nghệ cũng chỉ là một phần hỗ trợ hoạt động doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn. Việc số hóa quy trình nói riêng hay chuyển đổi số nói chung đòi hỏi doanh nghiệp phải có chiến lược lâu dài, điều này tác động lên toàn bộ doanh nghiệp từ văn hóa, con người đến mô hình kinh doanh. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp chỉ khai phá, triển khai rời rạc một số ứng dụng và cho rằng mình đã chuyển đổi số chứ chưa chạm tới sự thay đổi về tư duy, nhận thức và mô hình kinh doanh, vận hành.
Hiểu lầm 2: Chỉ có những công ty lớn và một số ngành nghề mới áp dụng số hóa
Khả năng thích ứng nhanh là điều cần có trong mỗi doanh nghiệp đặc biệt ở thời đại các giải pháp công nghệ số phát triển không ngừng như hiện nay. Số hóa không gò bó lại với ai mà nó mang lại cho tất cả các doanh nghiệp phương pháp và cơ hội bứt phá mạnh mẽ đặc biệt là những Công ty dám nắm lấy cơ hội và tiên phong dẫn đầu.
Hiểu lầm 3: Quá vội vàng theo đuổi xu thế
Nóng vội áp dụng xu thế công nghệ mới sẽ là con dao hai lưỡi nếu doanh nghiệp chưa thực sự hiểu thấu đáo. Tâm lý tham lam, nóng vội muốn áp dụng nhiều xu hướng công nghệ cùng một lúc thường là con đường nhanh nhất dẫn đến thất bại. Doanh nghiệp khi vướng tâm lý trên sẽ dễ bị sa đà, không có đủ nguồn lực và thời gian để giải quyết những vấn đề cốt lõi nhất. Trong thế giới công nghệ thay đổi quá nhanh chóng và liên tục như hiện nay, doanh nghiệp nên duy trì một cái đầu lạnh để có thể bình tĩnh tìm ra những khó khăn, thấu hiểu mô hình kinh doanh, bối cảnh cạnh tranh cũng như tâm lý người tiêu dùng trước khi cân nhắc việc áp dụng công nghệ.
Các bước số hóa quy trình thành công
Case Study – Thành công của EVN trong việc số hóa quy trình
Bám sát theo định hướng về chuyển đổi số của mình, Tổng công ty Điện lực miền Bắc (EVN NPC) đã thành công ra mắt và đưa vào áp dụng trong kinh doanh 2 sản phẩm số hóa quy trình trong tài chính kế toán và kinh doanh, dịch vụ khách hàng vào ngày 18/11/2021. Việc áp dụng số hoá quy trình đã mang lại rất nhiều những hiệu quả cao trong công tác quản trị cũng như hoạt động của doanh nghiệp, một số có thể kể đến như: Tiết kiệm 50.000 ngày công/năm; hơn 43 tỷ đồng/năm chi phí in ấn và nhân công; hơn 30.000 m2 diện tích kho lưu trữ hồ sơ giấy; giảm từ 50-80% thời gian thực hiện công việc... Đặc biệt, hiệu quả quản trị doanh nghiệp được nâng cao; tất cả các nghiệp vụ được thực hiện chuẩn xác, không sai sót; chuẩn hóa toàn bộ các mẫu biểu, hồ sơ, quy trình cập nhật, trình tự thủ tục…, đảm bảo tính công khai, minh bạch. Ngoài ra, số hóa quy trình cũng từng bước “phẳng hóa” giới hạn về không gian, vị trí địa lý giữa các phòng, ban, đơn vị, các địa phương, vùng miền, nhờ tạo ra nền tảng kết nối, giao tiếp giữa các bộ phận thông qua hệ thống Big Data. Ngoài những thành công bước đầu như nêu trên, EVN NPC đặt mục tiêu sẽ hoàn thành số hóa tất cả các quy trình nghiệp vụ còn lại, với mục tiêu đến cuối năm 2022 cơ bản trở thành doanh nghiệp số.
Số hóa quy trình không chỉ là việc làm cần thiết để tối ưu hóa quy trình, nâng cao tính cạnh tranh mà còn là một bước đệm quan trọng để doanh nghiệp tiến tới chuyển đổi số toàn diện. Tuy nhiên, cách thức và lộ trình để số hóa quy trình một cách tối ưu và tiết kiệm chí phí vẫn còn là một thách thức với các doanh nghiệp. Bài viết trên đã phần nào phân tích các khía cạnh của việc áp dụng số hóa quy trình dưới kinh nghiệm và góc nhìn của chúng tôi. Nếu cần tư vấn thêm về số hóa quy trình, vui lòng liên hệ ngay với các chuyên gia của chúng tôi để nhận được hỗ trợ sớm nhất.
Nguồn tham khảo:
(1) Gartner. 2022. Information Technology (IT) Glossary – Essential Information Technology (IT) Terms & Definitions
(2) EVN. 2022. Số hoá thành công 2 quy trình nghiệp vụ, EVNNPC tiết kiệm 50000 ngày công mỗi năm
(3) Markovitch, S. and Willmott, P., 2014. Accelerating the digitization of business processes
(4) Deloitte. 2019. Save-to-transform as a catalyst for embracing digital disruption. Deloitte’s Global Cost Survey
