Trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp, xây dựng trải nghiệm số nhân viên hiệu quả mang lại sự gắn kết và chủ động của mỗi nhân viên để triển khai chuyển đổi số doanh nghiệp thành công.
Chuyển đổi số là quá trình khai thác các công nghệ số và các khả năng hỗ trợ để tạo ra một mô hình kinh doanh số mới mạnh mẽ. Trong quá trình chuyển đổi này, con người là yếu tố không thể tách rời, ảnh hưởng và bị ảnh hưởng trực tiếp bởi công nghệ. Tuy nhiên, trong các doanh nghiệp sản xuất, vẫn tồn tại quan điểm cho rằng chuyển đổi số là câu chuyện riêng của các lãnh đạo. Vì thế mà nhân viên, dù ở mức quản lý cấp trung hay lao động thủ công, cũng chưa có được sự tham gia hiệu quả vào quá trình chuyển đổi số, dẫn đến những câu chuyện thất bại không đáng có.
Chuyển đổi số là một thay đổi cần sự tham gia của tất cả các cấp cũng như tất cả các phòng ban trong doanh nghiệp. Đó không phải là câu chuyện của riêng cấp lãnh đạo cao nhất hay của riêng một phòng ban, đặc biệt là phòng ban Công nghệ thông tin (IT). Việc tuyển một nhân sự cấp cao từ các tập đoàn công nghệ để giữ chức CIO (Chief Information Officer) hay thậm chí là CDO (Chief Digital Officer) cũng không thể đảm bảo được sự thành công trong chuyển đổi số của cả doanh nghiệp. Các doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam đủ ngân sách để triển khai những phần mềm tốt nhất thế giới, ví dụ như các phần mềm Enterprise Resource Planning (ERP) được cung cấp bởi đối tác quốc tế. Mặc dù vậy, ngân sách và phòng ban IT cũng không thể khẳng định sẽ đảm bảo thành công của việc triển khai ERP, và càng không thể đảm bảo thành công cho toàn bộ quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp.
Khi chuyển đổi số diễn ra trong nhà máy một cách đúng đắn, các quy trình có thể được tự động hóa, hoặc được tái thiết kế hay tái tư duy theo một hướng hoàn toàn khác. Với tự động hóa, những công việc thủ công sẽ được thay thế bằng máy móc từng phần hoặc toàn phần. Với tái thiết kế, những quy trình vận hành nội bộ có thể được rút ngắn hoặc thay thế một số bước để tạo ra quy trình mới ngắn hơn về thời gian, đem lại hiệu quả về nguồn lực cũng như giảm thiểu rủi ro về sai sót. Và với tái tư duy, con người sẽ áp dụng phương pháp làm việc mới để thử nghiệm những giải pháp đem lại giá trị mới, từ đó giúp thay thế hoàn toàn những quy trình, những mảng công việc cũ, bằng những hướng đi hoàn toàn mới.
Đối với những thay đổi trong chuyển đổi số như vậy, nhân viên trong doanh nghiệp sản xuất sẽ bị ảnh hưởng với nhiều cấp độ. Từ việc phải thay đổi công việc hàng ngày theo quy trình mới, cần phải học tập và sử dụng những phần mềm, công cụ mới, cho đến việc phải nâng cao tay nghề, năng lực để đáp ứng với những yêu cầu mới của doanh nghiệp. Các quản lý cấp trung cũng chịu sự thay đổi tương tự như lao động thủ công, khi phải thích nghi và đáp ứng với môi trường mới. Nếu như sự thích nghi không như kỳ vọng, doanh nghiệp sẽ bị giảm năng suất trong ngắn hạn, và tổn thất chi phí tuyển dụng, đào tạo mới trong dài hạn, cũng như chịu rủi ro về việc bị phản đối, chống phá chuyển đổi số từ nội bộ.
Bên cạnh những tác động bị động kể trên, nhìn nhận theo góc độ chủ động, công nhân viên trong doanh nghiệp sản xuất là những người làm việc trực tiếp với các quy trình, công việc, tương tác trong nhà máy hàng ngày nên họ thấu hiểu hiện trạng trong công việc, những dây chuyền vận hành, những thủ tục nội bộ hơn bất kỳ ai. Bởi vậy, nếu có công nhân viên tham gia một cách chủ động trong quá trình chuyển đổi, họ chính là nguồn sáng tạo sáng kiến dồi dào, giúp các lãnh đạo giải quyết các “nỗi đau” cấp bách đang tồn tại hàng ngày trong chính nhà máy, dây chuyền của họ.
Nhìn nhận thấy những tác động bị động và ảnh hưởng chủ động giữa chuyển đổi số và nhân viên, chúng ta cần một phương pháp tiếp cận tổng thể để giúp doanh nghiệp không chỉ giảm thiểu được những phản kháng với sự thay đổi mà còn tận dụng được những nguồn lực dồi dào sẵn có. Chúng ta gọi đó là hành trình Trải nghiệm số nhân viên trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp sản xuất. Hành trình này có thể chia thành 05 giai đoạn, không nhất thiết phải tuần tự và có thể xuất hiện các vòng lặp giữa các giai đoạn.
1. Nhận biết
Đây là giai đoạn người nhân viên bắt đầu biết đến chuyển đổi số và biết rằng doanh nghiệp đã quyết định chuyển đổi số là kế hoạch lớn sắp tới. Tùy thuộc vào cấp độ và chuyên môn của nhân viên mà họ sẽ nhận biết được thông tin sớm hay muộn. Bên cạnh đó, các thông điệp truyền tải tới nhân viên cũng cần được lựa chọn, nội dung được xác định tới đúng đối tượng, sao cho phù hợp với hoàn cảnh, chức năng hay nghiệp vụ của mỗi người. Ví dụ, người lao động thủ công sẽ không quan tâm nhiều đến tầm nhìn của Chủ tịch doanh nghiệp, hay người làm nhân sự cũng sẽ không để ý nhiều đến giải pháp, phần mềm mới nhất mà các lãnh đạo đứng đầu doanh nghiệp có ý định triển khai. Họ quan tâm đến những vấn đề có mối liên hệ trực tiếp đến công việc diễn ra thường ngày của họ. Tuy nhiên, cần lưu ý, thông điệp nên tập trung vào những rủi ro của việc KHÔNG thay đổi, và những lợi ích đem lại từ việc chuyển đổi, tránh gây ra sự phản đối âm thầm trong nội bộ.
2. Tìm hiểu
Ở giai đoạn này, nhân viên có nhu cầu tìm kiếm thông tin về chuyển đổi số, về những thay đổi có thể diễn ra và có ảnh hưởng tới cá nhân họ như thế nào. Nhân viên có thể tìm kiếm thông tin qua nhiều kênh khác nhau như qua cấp trên, internet, mạng xã hội, nhưng nhiều nhất chính là từ những người đồng nghiệp xung quanh họ. Vì vậy, việc khuyến khích và cho phép một số cá nhân xuất sắc tham gia vào các hội thảo liên phòng ban của chuyển đổi số sẽ góp phần đẩy nhanh quá trình tìm hiểu trong nội bộ. Những cá nhân này sẽ trở thành những người đưa tin đắc lực và tích cực cho chuyển đổi số, giúp số đông nhân viên ở mọi cấp độ có sự hào hứng cần thiết khi tham gia.
3. Tham gia
Như đã chia sẻ ở trên, khi chuyển đổi số diễn ra, các quy trình, máy móc và công việc trong nhà máy sản xuất cũng như khối văn phòng đều có thể thay đổi. Vì vậy, trong giai đoạn này, người lao động cần được huấn luyện mới để thích nghi tốt nhất với sự chuyển đổi. Các hình thức huấn luyện bài bản như tổ chức các lớp đào tạo là cần thiết, và không thể bỏ qua sự hướng dẫn và dẫn dắt của các cấp quản lý. Đặc biệt, trong bước này, doanh nghiệp cũng cần ý thức được rằng, mọi thay đổi đều cần có thời gian nên trong giai đoạn đầu, chấp nhận sai sót và hiệu suất thấp ở một mức độ nhất định cũng là một hình thức giúp nhân viên tham gia tích cực hơn vào chuyển đổi số.
4. Gắn kết
Chiến lược và triển khai luôn có khoảng cách, và việc nhân viên gắn kết với chuyển đổi số sẽ giúp doanh nghiệp khỏa lấp khoảng cách này. Trên thực tế, trong quá trình hiện thực hóa các sáng kiến số trong lộ trình chuyển đổi số, sự gắn kết của nhân viên sẽ giúp triển khai các sáng kiến số một cách chính xác hoặc vượt kỳ vọng mong đợi. Cũng trong quá trình thực hiện, đối với các sáng kiến số không phù hợp thực tiễn, nhân viên gắn kết chính là những người chủ động báo cáo và tích cực phản hồi tình hình sớm nhất, đồng thời, có thể đề xuất những điều chỉnh hoặc cải tiến phù hợp. Để huy động sự gắn kết của nhân viên, doanh nghiệp có thể thực hiện các hành động dựa trên nguyên tắc 3C (Community – Conversation – Content), xây dựng những nhóm gắn kết, tạo môi trường cho nhân viên giao lưu và chia sẻ ý tưởng giữa các cấp mà không bị giới hạn rào cản. Đó thực sự là một mỏ vàng còn ít được chú trọng và khai thác nhiều trong doanh nghiệp.
5. Lan tỏa
Nhân viên có trải nghiệm tích cực sẽ lan tỏa sự tích cực đến nhiều nhân viên khác. Ngược lại, nhân viên có trải nghiệm tiêu cực sẽ dẫn đến nhiều nhân viên tiêu cực khác. Vì vậy, khi một số doanh nghiệp gặp phải sự phản đối dữ dội từ nội bộ, người chủ doanh nghiệp có thể đã không lường trước được nguyên nhân là do một số nhân viên của họ đã có những trải nghiệm không tốt trên hành trình trải nghiệm trong quá trình chuyển đổi số này. Với những trải nghiệm tích cực được lan tỏa, mỗi cá nhân công nhân viên đều mang trong mình sự thích ứng và chủ động, là cơ sở quan trọng đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong dài hạn.
Có thể thấy trải nghiệm nhân viên có tầm ảnh hưởng rất quan trọng và tác động trực tiếp tới các hoạt động và kết quả của quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp sản xuất nói riêng và của các doanh nghiệp nói chung. Để hạn chế những ảnh hưởng bị động và phản kháng nội bộ trong quá trình chuyển đổi số, doanh nghiệp cần xây dựng và mang tới những trải nghiệm nhân viên số tốt hơn, từ đó, kêu gọi được sự chủ động chuyển đổi từ mỗi cán bộ công nhân viên.
