Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, để nhanh chóng đưa các sản phẩm, dịch vụ mới ra thị trường chiếm ưu thế cạnh tranh, các doanh nghiệp đều chú trọng khâu thấu hiểu nhu cầu người tiêu dùng thông qua hàng loạt các câu hỏi như sản phẩm/dịch vụ này có gì độc đáo so với những sản phẩm/dịch vụ khác?
Sản phẩm/dịch vụ này có thuận tiện hơn khi sử dụng so với sản phẩm/dịch vụ trước đó? Sản phẩm/dịch vụ này giá có tốt hơn không? Như vậy, việc tạo ra một sản phẩm/dịch vụ với giá cả hợp lý là điều quan trọng, và liên tục bổ sung các yếu tố để thỏa mãn người dùng còn quan trọng hơn nữa. Đồng thời còn phải đảm bảo cân đối giữa lợi ích của doanh nghiệp và lợi ích của người dùng.
Do vậy, giải pháp là doanh nghiệp cần hướng đến việc tối ưu hóa các quy trình sản xuất kinh doanh một cách toàn diện, liên tục cải tiến bằng các ý tưởng đổi mới, sáng tạo để có thể rút ngắn hơn về thời gian tung sản phẩm ra thị trường với chất lượng tốt nhất và chi phí phù hợp nhất.
Bối cảnh
Thông qua quá trình hợp tác và làm việc cùng với hơn 100 doanh nghiệp với rất nhiều lĩnh vực, ngành nghề tại Việt Nam, FPT Digital nhận thấy rằng hầu hết các doanh nghiệp đều xây dựng cho mình một phương thức hay triết lý cho việc tối ưu hóa và thúc đẩy các ý tưởng cải tiến, đặc biệt là trong các doanh nghiệp liên quan đến sản xuất. Tuy nhiên, vẫn có rất nhiều hạn chế dẫn đến hiệu quả đạt được không được như mong muốn, ví dụ:
- Thúc đẩy tối ưu hóa quy trình và đóng góp ý tưởng cải tiến khá rời rạc, cục bộ không có tính toàn diện, chủ yếu tập trung ở nhà máy và các bộ phận kĩ thuật.
- Chưa có bộ phận chuyên trách để đánh giá một cách đầy đủ hiệu quả của cải tiến trên toàn bộ chuỗi giá trị (một cải tiến nhỏ trong công thức pha trộn có thể tạo ra ảnh hưởng rất lớn đến toàn bộ các bước sau, tuy nhiên việc đánh giá, thẩm định chỉ dừng lại trong giai đoạn sản xuất).
- Chưa có các công cụ trên nền tảng số để hỗ trợ cho các cấp CBCNV, trợ giúp việc theo dõi, quản lý các chương trình cải tiến và tối ưu quy trình .v.v
Có thể thấy rằng, các hạn chế trên của doanh nghiệp xuất phát từ hai vấn đề chính dưới đây:
- Triết lý trong tối ưu các quy trình và thúc đẩy các hoạt động cải tiến chưa đầy đủ hoặc chưa được triển khai một cách đầy đủ.
- Chưa có công cụ số để quản lý, theo dõi, đánh giá trong thực tế hoạt động của doanh nghiệp.
Việc doanh nghiệp có thể giải quyết tốt hai vấn đề này sẽ có thể đảm bảo các quy trình sản xuất kinh doanh luôn hoạt động một cách tối ưu nhất, giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất với sự hỗ trợ của các công cụ số. Với quan sát của chúng tôi, việc lựa chọn một triết lý trong tối ưu quy trình và thúc đẩy các hoạt động cái tiến phù hợp với doanh nghiệp rồi tiến hành triển khai các công cụ số cần thiết để số hóa toàn diện các quy trình này là một giải pháp khả dụng nhất.
Có rất nhiều triết lý, phương pháp trong tối ưu quy trình và thúc đẩy các hoạt động cái tiến tại doanh nghiệp đã được đưa ra và được các doanh nghiệp áp dụng như 5S, Hansei, Kaikaku, Kanban, Kaizen, Six Sigma,… Trong số đó, chúng tôi nhận thấy triết lý Kaizen có nhiều đặc điểm phù hợp với các doanh nghiệp tại Việt Nam.
“Kaizen” là gì?
Từ Kaizen trong tiếng Nhật có nghĩa là “thay đổi để tốt hơn”, Kaizen đề cập đến bất kỳ một sự cải thiện nào, dù là được thực hiện một lần hay liên tục, lớn hay nhỏ. Trong tiếng Anh, thuật ngữ này có nghĩa là “cải tiến” (improvement). Tuy nhiên, sau khi thuật ngữ “Kaizen” được sử dụng rộng rãi trong các phương pháp cải tiến kinh doanh và công nghiệp tại Nhật, đặc biệt với người tiên phong là Toyota (“Toyota Way”), từ “Kaizen” dần mang nghĩa để chỉ hoạt động cải tiến liên tục, đặc biệt với những tổ chức hoạt động theo “triết lý Nhật Bản”.
Triết lý của Kaizen
Đặc điểm của Kaizen
Những doanh nghiệp nào được khuyến khích áp dụng Kaizen?
Kaizen là một triết lý nổi tiếng đã được ứng dụng thành công bởi rất nhiều doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực. Kaizen cung cấp một phương pháp đổi mới đến tất cả các đối tượng trong một doanh nghiệp. Những doanh nghiệp có các yếu tố dưới đây rất phù hợp và nên áp dụng Kaizen càng sớm càng tốt:
- Doanh nghiệp đang sản xuất hàng hóa theo quy trình sản xuất hàng loạt hoặc sản xuất liên tục. Do chi phí cải tiến Kaizen không nhỏ nên việc áp dụng trên một quy mô sản xuất lớn sẽ giúp tiết kiệm chi phí trên mỗi đơn vị sản phẩm.
- Doanh nghiệp có sự phối hợp chức năng với nhau giữa các phòng ban thuộc nhiều lĩnh vực, các phòng ban phải có cách thức làm việc và phối hợp với nhau như một tập thể vì bản chất của Kaizen là cải tiến liên tục kể cả những cải tiến nhỏ nhất, từ công việc hàng ngày của mỗi CBCNV trong doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp đặt nhiệm vụ thúc đẩy việc đảm bảo chất lượng lên hàng đầu.
Kaizen hướng đến cải tiến một cách toàn diện toàn bộ các quy trình và thành phần tạo nên một doanh nghiệp
Các công cụ số hỗ trợ cho việc triển khai Kaizen vào thực tiễn
Để tối ưu hóa được ưu điểm và lợi thế từ triết lý Kaizen đối với doanh nghiệp cần có những công cụ hỗ trợ cho việc quản trị, đánh giá, theo dõi các quy trình nhằm tạo điều kiện cho toàn bộ CBCNV dễ dàng tiếp cận và thực hiện việc cải tiến. Các công cụ này không giống nhau cho mọi doanh nghiệp, nó phụ thuộc vào việc đánh giá hiện trạng của doanh nghiệp, cách thức mà doanh nghiệp đang hoạt động, định hướng phát triển, mức độ số hóa hiện tại, khả năng tiếp cận, tương tác thông tin của CBCNV, v.v.
Do vậy, cách tiếp cận tốt nhất trong việc triển khai các công cụ số này là đánh giá tổng thể doanh nghiệp, lựa chọn những giải pháp khả dụng, tùy biến các chức năng của công cụ để đảm bảo phù hợp nhất với cách thức và hoàn cảnh của doanh nghiệp. Trong trường hợp doanh nghiệp chưa có đủ năng lực để thực hiện có thể tính đến việc thuê các công ty tư vấn có khả năng phù hợp để đảm bảo triển khai thành công.
