Chuyển đổi số – sử dụng công nghệ để tăng tối đa hiệu suất hay phạm vi tiếp cận hoạt động của doanh nghiệp – đang trở thành một chủ đề nóng đối với các công ty trên toàn cầu. Vậy làm cách nào để các lãnh đạo có thể dẫn dắt, quản lý doanh nghiệp chuyển đổi số thành công? Câu trả lời là mỗi doanh nghiệp cần phải xây dựng một lộ trình triển khai cho riêng mình để từng bước tiến tới đích.
Lộ trình chuyển đổi số là gì và lợi ích mang lại?
Lộ trình chuyển đổi số là bản kế hoạch chi tiết về thời gian, các giai đoạn và các bước triển khai với ngân sách phù hợp cũng như cách thức giám sát và mục tiêu KPIs để điều phối và thúc đẩy thực hiện chuyển đổi trong toàn bộ doanh nghiệp, tổ chức nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh. Hiểu một cách đơn giản nhất, lộ trình chuyển đổi số như một cây cầu nối giữa chiến lược được đưa ra và việc thực thi để đạt được chiến lược đó. Nhưng việc chuyển đổi từ một chiến lược sang một lộ trình phải được thực hiện một cách có cấu trúc và hợp lý, đảm bảo có sự liên kết giữa kết quả đặt ra của lộ trình chuyển đổi số khi được đối chiếu lại với tầm nhìn và chiến lược đề ra ban đầu, đúng với thực tế hiện trạng và phù hợp với nguồn lực doanh nghiệp. Việc xây dựng lộ trình chuyển đổi số giúp doanh nghiệp hiểu biết rõ ràng về khả năng chuyển đổi, khoảng cách giữa thực tế và đích hướng tới cũng như các vấn đề cần được ưu tiên giải quyết.
Tại sao lại cần có một lộ trình chuyển đổi số? Nếu không có kế hoạch về một lộ trình thực hiện cụ thể, doanh nghiệp sẽ không có một góc nhìn rộng về bức tranh triển khai chuyển đổi số tổng thể, với một hướng đi cụ thể, mà chỉ thực hiện những giải pháp công nghệ riêng biệt, được cho là cần thiết tại thời điểm đó với góc nhìn chủ quan. Điều này dẫn đến việc thực hiện chuyển đổi số chưa tối ưu khi những giải pháp công nghệ được thực hiện ở giai đoạn sau lại khó hoặc không thể kết nối với giải pháp công nghệ được thực hiện ở giai đoạn trước. Kết quả là phải thực hiện căn chỉnh lại các giải pháp và mất nhiều thời gian, nguồn lực và tiền bạc hơn. Hoặc tệ hơn, việc không có lộ trình sẽ đẩy doanh nghiệp đi ngày một xa so với mục tiêu chiến lược đề ra ban đầu.
Ngược lại, khi có một lộ trình chuyển đổi số, doanh nghiệp có thể xác định được một bức tranh thực hiện chuyển đổi số tổng thể để đạt đến trạng thái mục tiêu đích đến ban đầu. Cụ thể, thông qua lộ trình, doanh nghiệp sẽ xác định được đúng thực trạng (Doanh nghiệp đang ở đâu?), tương lai (Doanh nghiệp cần đi đến đâu? Đích đến của doanh nghiệp là gì?) hay trình tự cách thức thực hiện (Doanh nghiệp sẽ đi theo các bước như thế nào?), cách đánh giá (Doanh nghiệp sẽ thực hiện đánh giá hiệu quả như thế nào, trên tiêu chí gì?). Từ đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn những phương pháp triển khai hiệu quả nhằm giảm thiểu tối đa thời gian, công sức, ngân sách cho việc triển khai cũng như xác định được trước các rủi ro có thể gặp phải để xây dựng lộ trình tối ưu, đảm bảo sự phù hợp với kế hoạch và các mục tiêu chiến lược định hướng đặt ra ban đầu. Sau cùng, một lộ trình chuyển đổi số tối ưu sẽ nêu rõ những gì phải thay đổi, tại sao phải thay đổi và việc thay đổi nên được thực hiện theo trình tự nào?
Một lộ trình chuyển đổi số là không thể thiếu cho các doanh nghiệp đang và sẽ thực hiện chuyển đổi. Nhưng để xây dựng được một lộ trình chuyển đổi số hữu ích sẽ đòi hỏi nhiều thời gian và công sức bỏ ra. Thêm vào đó, góc nhìn về lộ trình thực hiện cũng phải được nhìn nhận một cách khách quan thực tế để có thể đảm bảo tính ứng dụng của nó. Vì vậy, các doanh nghiệp cũng có thể cân nhắc thuê các đơn vị tư vấn bên ngoài cùng vào cuộc để có được một cái nhìn tổng quan từ cả nội bộ và bên ngoài và đảm bảo sự cam kết về mặt kết quả đầu ra trong một khung thời gian xác định.
Một số tiêu chí để xây dựng lộ trình chuyển đổi số hiệu quả
Việc xác định các tiêu chí cần thiết cho quá trình chuyển đổi số để xây dựng lộ trình thích hợp là đặc biệt quan trọng. Trong đó, một số tiêu chí không thể bỏ qua bao gồm:
- Doanh nghiệp cần xác định các định hướng chiến lược cho việc chuyển đổi số. Điều này sẽ được quyết định bởi ban lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp theo một hướng cụ thể. Lãnh đạo xác định rõ doanh nghiệp muốn tiến xa tới đâu và ở trạng thái như thế nào. Cùng với đó là việc xác định thứ tự ưu tiên tập trung của các vấn đề để thực hiện cần giải quyết.
- Khi thực hiện xây dựng lộ trình chuyển đổi số, việc dự đoán trước các rủi ro có thể xảy ra là không thể thiếu. Xác định trước các rủi ro có thể xảy ra do sự thay đổi từ thị trường, công nghệ hay quy trình vận hành nội bộ trong quá trình từng bước thực hiện theo lộ trình chuyển đổi số đảm bảo doanh nghiệp luôn sẵn sàng và có các biện pháp giải quyết kịp thời giảm thiểu rủi ro khi chuyển đổi số.
- Việc dự toán ngân sách đầu tư cho việc thực hiện chuyển đổi số giúp doanh nghiệp có thể tự chủ lựa chọn các phương án phù hợp nhất cho chính doanh nghiệp mình.
- Phân tích khả năng ứng dụng những công nghệ hiện có và mới nổi, hỗ trợ làm bàn đạp cho quá trình chuyển đổi vận hành, kinh doanh.
- Quá trình chuyển đổi cần xác định các hành động cần tiến hành, nguồn nhân lực cần thiết cũng như ước lượng thời gian, tiến độ thực hiện sẵn sàng hoặc có khả năng thực hiện đối với từng giai đoạn trong quá trình chuyển đổi. Với mỗi đo lường đều cần phải hướng đến mục tiêu được đặt ra từ đầu, tác động đến sản phẩm, quy trình, năng suất và lợi nhuận của công ty như thế nào. Cần đặt ra các cột mốc dự kiến đạt được để có căn cứ đánh giá các tiêu chí này.
- Đánh giá khả năng thích ứng và sự linh hoạt của tổ chức khi thực hiện chuyển đổi. Lộ trình chuyển đổi số được xây dựng là một kế hoạch để thực hiện nhưng vẫn cần phải linh hoạt thích ứng khi có các tác động làm thay đổi lộ trình đến từ môi trường. Lộ trình được xây dựng ban đầu không phải bất biến mà sẽ là căn cứ để hành động nhưng nếu có bất cứ tác động bất ngờ nào đến từ thị trường, hay bản thân doanh nghiệp cũng cần phải điều chỉnh lộ trình tiếp theo cho phù hợp tận dụng các cơ hội cũng như tránh các rủi ro. Đại dịch Covid-19 năm nay cũng được coi là một tác nhân để các doanh nghiệp thay đổi lộ trình, chiến lược kinh doanh cho phù hợp. Đánh giá cân nhắc các tiêu chí này, doanh nghiệp không những có thể chọn đúng dự án để ưu tiên thực hiện mà còn có thể dễ dàng xác định được dự án hoặc hoạt động nào không nên thực hiện, đầu tư.
Những bài học kinh nghiệm trong chuyển đổi số
Đã có rất nhiều doanh nghiệp trên thế giới thực hiện chuyển đổi số nhưng đi sai con đường dẫn đến phải trả những cái giá đắt. Trong đó, trường hợp thực tiễn về thất bại ở một số công ty từng rất nổi danh trên thế giới khi tiến hành thực hiện chuyển đổi số mà không thực hiện lên kế hoạch xây dựng lộ trình phù hợp với bản thân có thể được đề cập như:
Nokia từng là công ty sản xuất điện thoại lớn nhất thế giới từ năm 1998. Nokia đã phát triển sản phẩm thông minh đi trước thế giới nhưng lại không chú trọng cập nhập ngay các xu hướng mới của thế giới mà vẫn sử dụng mẫu bàn phím cứng và trung thành với phần mềm lỗi thời Symbian. Không những vậy, Nokia chỉ tập trung vào tái cấu trúc công ty mà ít quan tâm tới chiến lược kinh doanh (4 lần tái cấu trúc từ 2004-2013). Chính vì vậy, tuy thực hiện chuyển đổi số nhưng Nokia đã không đi đúng hướng khiến việc chuyển đổi số thất bại và chính thức phải bán lại mảng điện thoại cho Microsoft vào năm 2013.
Một ví dụ khác là công ty Kodak từng nắm giữ vị trí thống trị trong lĩnh vực phim ảnh. Vào năm 1975, một kỹ sư của Kodak là Steve Sasson đã sáng chế ra nguyên mẫu máy ảnh số đầu tiên trên thế giới. Đến năm 1996, Kodak tiếp tục đầu tư hơn 2 tỷ USD để nghiên cứu cải tiến máy ảnh số nhưng lại theo chuẩn chất lượng ảnh chụp như máy ảnh film thay vì đầu tư phát triển cho sự tiện dụng, kết nối và chia sẻ của máy ảnh số. Vào năm 2001, Kodak đã mua Ofoto – một trang web chia sẻ ảnh nhưng lại sử dụng nó với mục đích mong muốn người dùng in ảnh nhiều hơn. Đầu tư một thời gian dài cho quá trình chuyển đổi nhưng Kodak lại không nghiên cứu phát triển theo xu hướng thị trường mà chỉ đi lối mòn cũ và cuối cùng là đánh mất cơ hội chuyển mình. Kodak đã chính thức nôp đơn xin bảo hộ phá sản vảo tháng 01/2012, đặt dấu chấm hết cho quá trình chuyển đổi mà không có bất kỳ lộ trình hiệu quả nào được đưa ra.
Có thể bạn quan tâm: Mô tả quy trình chuyển đổi số của doanh nghiệp
Như vậy, việc xây dựng lộ trình chuyển đổi số là bước đệm không thể thiếu, có khả năng quyết định thành công hay thất bại của cả quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Nhưng một thực tế rõ ràng là việc xây dựng này không hề dễ dàng mà cần thời gian, công sức cho việc tìm hiểu, đánh giá, phân tích các yếu tố xung quanh từ ngay chính bản thân doanh nghiệp, đối thủ cạnh tranh đến thị trường. Bên cạnh đó, nguồn nhân lực tham gia vào quá trình này cũng cần phải đảm bảo có những hiểu biết và tư duy nhạy bén nhất định để đảm bảo có được một lộ trình chuyển đổi số thích hợp và mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp khi thực hiện. Chuyển đổi số là một hành trình không ngừng nghỉ, vì vậy, việc có được một lộ trình rõ ràng và đúng hướng sẽ giúp doanh nghiệp của bạn gặt hái được những thành công lớn một cách nhanh chóng và ít rủi ro.
