Duy trì mức độ gắn kết nhân viên, giám sát hiệu quả hoạt động công việc, quản trị nhân lực hiệu quả là thách thức đặt ra cho người lãnh đạo trong và sau giai đoạn khủng hoảng Covid-19.
Trong giai đoạn dịch bệnh Covid-19 diễn biến phức tạp, các biện pháp giãn cách xã hội được đặt ra nhằm giảm thiểu những rủi ro đem lại cho xã hội cũng như kinh tế. Các doanh nghiệp phải đưa ra các chính sách giãn cách, mô hình làm việc từ xa kịp thời để bảo vệ sức khoẻ nhân viên và gia đình họ. Vấn đề đặt ra cho người lãnh đạo trong bối cảnh này đó là làm thế nào để duy trì mức độ gắn kết của mọi thành viên trong tổ chức, cũng như giám sát hiệu quả hoạt động công việc trong thời gian giãn cách xã hội ngắn hạn, đồng thời, làm thế nào để thích ứng và quản trị nhân lực hiệu quả trước những tác động thay đổi từ khủng hoảng và trong tương lai dài hạn hơn.
Người lãnh đạo, quản lý đóng vai trò quan trọng truyền cảm hứng trong tổ chức
Áp lực và căng thẳng hay thiếu động lực làm việc là những tình trạng thường gặp phải ở người nhân viên khi thiếu những tương tác về mặt xã hội và sự thúc đẩy từ môi trường xung quanh. Điều này có thể dẫn đến tâm lý và động lực giảm khiến cho các hoạt động công việc bị chậm trễ, bên cạnh đó, sự hợp tác giữa các thành viên bị hạn chế dẫn tới sự suy giảm trong mức độ gắn kết và các hoạt động nhóm, theo đó, tư duy sáng tạo cũng bị giảm theo.
Để hạn chế sự tiêu cực trong tâm lý nhân viên, các lãnh đạo cần tạo dựng lại một môi trường kết nối vô hình thay thế. Trước hết là mối liên kết trực tiếp giữa người lãnh đạo với nhân viên bằng cách tích cực gắn kết và hỏi han các nhân viên, các bộ phận. Song song với việc quản lý nhân viên theo cách ra nhiệm vụ và giám sát, lãnh đạo cần truyền tải các thông điệp tạo ra mục đích chung, mang sự chia sẻ và truyền cảm hứng thúc đẩy tới mọi cấp độ nhân viên trong tổ chức để bù lại những sự thiếu hụt trong tiếp xúc xã hội, để họ cảm thấy có trách nhiệm, có mục đích trong việc cùng đóng góp cho tổ chức vượt qua giai đoạn khủng hoảng khó khăn, còn chưa rõ viễn cảnh phía trước. Từ đó, người nhân viên sẽ có động lực để tìm ra những cách thức làm việc phù hợp và cố gắng mang lại những kết quả tốt nhất.
Tiếp đến là kết nối và gắn kết các đội nhóm làm việc tích cực trên các nội dung nhiệm vụ công việc được đề ra, giải quyết các vấn đề của tổ chức, thực hiện các dự án cùng nhau từ xa. Trong quá trình làm việc, người quản lý đóng vai trò hỗ trợ, kiểm tra thường xuyên với từng đội nhóm để giải quyết các vấn đề nảy sinh, giải đáp các các băn khoăn vướng mắc. Đây cũng là thời điểm để những quan điểm về mặt chiến lược của người lãnh đạo, quản lý được truyền đạt, khẳng định lại và làm rõ hơn, giúp đội nhóm xem xét và điều chỉnh lại những sáng kiến thực thi kịp thời. Thêm vào đó, các chính sách cũng có thể được làm rõ và thông suốt hơn, cho phép các đội nhóm dễ dàng đưa ra quyết định và thực thi nhiệm vụ một cách nhanh chóng.
Bên cạnh những yếu tố trên, để truyền cảm hứng sáng tạo và thích ứng linh hoạt trong tổ chức, người lãnh đạo và quản lý cần tích cực dẫn đầu, chủ động học hỏi từ những thay đổi, đổi mới trên thị trường và nắm bắt cơ hội. Đồng thời, tăng cường và cho phép tư duy, thực thi đổi mới và thử nghiệm trong tổ chức để có thể thích nghi bền vững, tạo ra những giá trị mới cho đội ngũ, cũng như cho các bên liên quan của doanh nghiệp.
Mô hình, cách thức hoạt động chuyển đổi theo hướng linh động
Cấu trúc nhiều tầng lớp của hệ thống phân cấp trong doanh nghiệp khi được áp dụng trong giai đoạn giãn cách xã hội sẽ dẫn đến việc quản lý gặp nhiều khó khăn hơn đối với người lãnh đạo và việc nhận phê duyệt các quyết định mất nhiều thời gian hơn đối với nhân viên. Trong giai đoạn này, để có thể hoạt động linh hoạt hơn, các doanh nghiệp có thể chuyển đổi hình thức hoạt động theo mô hình Agile. Áp dụng mô hình hoạt động này, doanh nghiệp sẽ phân bổ lại đội ngũ nhân lực theo các đội nhóm nhỏ nhằm giải quyết và thực hiện một nhiệm vụ chung với mỗi vị trí được thiết lập vai trò rõ ràng. Nội bộ đội nhóm tự thống nhất về toàn bộ cách thức làm việc, các nhiệm vụ ưu tiên về hệ thống trao đổi, kiểm soát thông tin, đánh giá và báo cáo kết quả. Thiết lập các đội nhóm cho mỗi nhiệm vụ cùng cách thức quản trị riêng giúp họ làm việc gắn kết hơn, cùng trao đổi để đưa ra quyết định một cách nhanh chóng. Việc phân bổ năng lực và người nhân viên nên được thực hiện liên tục để đảm bảo năng lực của họ được ứng dụng vào những nhiệm vụ phù hợp và được trao cơ hội để thử sức, trau dồi kĩ năng với những nhiệm vụ thử thách quan trọng hơn theo thời gian.
Làm việc trực tuyến từ xa cho phép hình thành các đội nhóm với những khả năng phù hợp để cùng thực hiện các nhiệm vụ và mục tiêu chung nhất định, kết hợp vượt qua giới hạn địa lý, vượt qua giới hạn bộ phận hay phòng ban. Nhìn nhận được lợi thế này, người lãnh đạo, quản lý có thể điều phối đội ngũ nhân lực một cách năng động hơn tuỳ theo các nhiệm vụ và dự án, hình thành các đội nhóm liên phòng ban, liên bộ phận, liên tổ chức, liên địa lý. Đây là cơ hội để họ có thể thu thập được các góc nhìn tổng quan nhiều chiều hơn với các ý kiến đóng góp phản biện từ các cá nhân đa dạng nền tảng và văn hoá, làm gia tăng và tăng cường sự sáng tạo, đổi mới, học hỏi lẫn nhau để cùng tạo ra những ý tưởng mới.
Đào tạo đội ngũ, liên tục cập nhật những kiến thức cần thiết, chuẩn bị cho sự bền vững dài hạn
Trong giai đoạn khủng hoảng, các viễn cảnh tương lai còn chưa chắc chắn, các chính sách giãn cách xã hội đã và đang được áp dụng, các doanh nghiệp cần đào tạo đủ các kĩ năng cần thiết, cách thức sử dụng các công cụ để duy trì làm việc từ xa, tương tác hiệu quả trong đội nhóm, trong tổ chức để duy trì sự kết nối và gắn kết liên tục, bên cạnh việc trang bị đầy đủ các phần mềm, thiết bị, công cụ, hỗ trợ nhân viên không gặp khó khăn trong quá trình làm việc từ xa.
Nhìn nhận xa hơn, để chuẩn bị cho sự bền vững dài hạn, doanh nghiệp cần đào tạo những kĩ năng mới phù hợp cho người nhân viên, nhằm đáp ứng nhu cầu sẵn sàng cho tương lai và phù hợp với sự thay đổi của khách hàng. Đại dịch Covid đã và đang thúc đẩy sự số hoá và tự động trở nên nhanh hơn, bởi vậy, những kĩ năng mới của thời đại số sẽ trở nên ngày một cần thiết đối với các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp sẽ cần xem xét lại và đưa ra những dự đoán về những kĩ năng cần thiết trong các viễn cảnh tương lai để chuẩn bị một đội ngũ luôn sẵn sàng thích ứng trong bất cứ hoàn cảnh nào.
Trong quá trình đó, việc nâng cao nhận thức của nhân viên về tầm quan trọng của những kĩ năng mới là rất cần thiết để chúng trở thành một trong những nhu cầu trau dồi kĩ năng của họ, giúp họ chủ động và tự giác học hỏi hơn. Bên cạnh đó, những kĩ năng mới được trang bị này cũng phải phù hợp với những thay đổi trong hành vi và nhu cầu của khách hàng khi những mong đợi, nhu cầu hay cách thức khách hàng tìm đến, gắn kết với doanh nghiệp đã thay đổi. Các tác động từ khủng hoảng đã làm thói quen người tiêu dùng thay đổi một cách rõ nét hơn.
Phương thức giao tiếp rõ ràng và hiệu quả
Khoảng cách xã hội đòi hỏi phương thức giao tiếp hiệu quả, rõ ràng và rành mạch. Sự gắn kết trong giao tiếp không nên chỉ được thực hiện một chiều từ phía lãnh đạo nhằm truyền đạt thông tin, truyền cảm hứng, phân quyền và giao việc cho người nhân viên cấp dưới, mà nên được thực hiện theo cả hai chiều, ngược lại cả từ phía của nhân sự cấp dưới đối với người quản lý cấp trên. Sự giao tiếp tích cực từ cả hai phía sẽ giúp hai bên thấu hiểu nhau rõ hơn về cả mong đợi, về kết quả và những trở ngại gặp phải, cho phép suy nghĩ về vấn đề với góc nhìn tổng thể, đa chiều, thực tế hơn giữa người đưa ra ý tưởng chiến lược và người trực tiếp thực thi nhiệm vụ.
Để giảm thiểu những hiểu lầm và nhầm lẫn trong giao tiếp, nội dung thông tin cần được truyền đạt một cách đơn giản, ngắn gọn, rõ ràng, vào thẳng vấn đề, giúp người nhận biết được mình phải làm gì, nhưng cũng không được đề thấp tầm quan trọng của tính tích cực trong thông điệp để duy trì năng lượng cảm hứng công việc cũng như chú trọng vào vấn đề an toàn và sức khoẻ của nhân viên. Bên cạnh đó, các thông tin cần được trao đổi chính xác và kịp thời để người nhân viên và đội nhóm họ có thể phân bố thời gian thực hiện công việc hiệu quả. Sự giao tiếp rõ ràng, rành mạch và thường xuyên giúp duy trì sự gắn kết giữa hai bên, gia tăng lòng tin trong việc chia sẻ thông tin và kết nối. Điều này cũng giúp làm mờ đi khoảng cách xã hội, duy trì trạng thái tích cực và củng cố mục đích cho các cá nhân trong thời gian cách ly.
Ngoài ra, để đảm bảo giao tiếp hiệu quả ra bên ngoài, đặc biệt là với khách hàng, các doanh nghiệp cần đặt ra các chính sách minh bạch trong quá trình giao tiếp xuyên suốt giữa nhân viên và khách hàng tại các điểm chạm. Các chính sách rõ ràng hỗ trợ người nhân viên đưa ra những quyết định nhanh chóng trong việc cung cấp sản phẩm, dịch vụ, đồng thời, khách hàng cũng cảm thấy được đáp ứng nhu cầu trong khoảng thời gian ngắn từ đội ngũ nhân lực của doanh nghiệp.
Quản lý và giám sát hiệu quả công việc
Quản lý, giám sát tiến độ và hiệu quả công việc luôn phải được duy trì thực hiện liên tục để có thể nhanh chóng xác định các rào cản thực hiện công việc, và đưa ra các phương án, xây dựng các giải pháp hỗ trợ nhân viên kịp thời, đồng thời, đảm bảo tiến độ thực hiện, năng suất thực hiện công việc của nhân viên dựa trên các tiêu chí, KPIs đã đặt ra.
Người quản lý có vai trò hỗ trợ nhân viên đặt ra mục tiêu, thiết kế, triển khai và đánh giá công việc. Các giải pháp hỗ trợ nhân viên có thể được điều chỉnh để phù hợp với từng đối tượng, từ việc xây dựng cơ sở hạ tầng số, cung cấp sử dụng & cải tiến các ứng dụng, công cụ, phần mềm hỗ trợ trong quy trình, cho đến việc đưa ra các chính sách thưởng phù hợp, tạo động lực cho nhân viên…
Để quản lý một cách hiệu quả và chính xác, nội bộ doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống công cụ hỗ trợ. Một hệ thống quản lý hiệu quả hoạt động PMS tối ưu sẽ bao gồm đầy đủ các thông tin nội dung về:
– Chiến lược và tư duy lãnh đạo
– Hệ thống chính sách và quy trình phê duyệt, ban hành, truyền thông
– Chương trình đào tạo
– Hệ thống công nghệ thông tin để theo dõi, báo cáo và dự báo
Tầm nhìn xa hơn trong tương lai
Khủng hoảng dịch Covid-19 là giai đoạn mà các doanh nghiệp nhìn nhận lại hiện trạng hoạt động của doanh nghiệp và thực hiện những sự chuyển đổi cần thiết để có thể duy trì hoạt động, tạo đà phát triển.
Nhìn xa hơn trong tương lai, những thói quen và nhu cầu thay đổi được hình thành rõ nét hơn theo hướng kỹ thuật số, từ những tác động của đại dịch, đã và đang tạo nên một bình thường mới. Trong đó, các doanh nghiệp cần chuẩn bị và phát triển cho mình một đội ngũ nhân lực với những kĩ năng cần thiết để chuẩn bị sẵn sàng cho một tương lai của số hoá, của tự động hoá, của chuyển đổi số. Những trải nghiệm của nhân viên cũng được tái tạo và thiết kế lại bằng cách điều khiển và sử dụng các công cụ, quy trình, hệ thống số hoá, tự động hoá với sự hỗ trợ của dữ liệu.
Bên cạnh những kĩ năng trang bị mới cùng trải nghiệm làm việc tái tạo mới, một văn hoá số chuyển đổi linh hoạt sẽ giúp doanh nghiệp tăng cường sự chủ động của đội ngũ nhân lực trong việc ứng dụng đổi mới và thử nghiệm để cải tiến các hoạt động kinh doanh, vận hành của doanh nghiệp. Sự thay đổi trong cả tư duy, năng lực, trải nghiệm và văn hoá đổi mới sáng tạo là cơ sở thúc đẩy sự thành công của toàn bộ tổ chức trong nỗ lực chuyển đổi số thành công.
