Trong bối cảnh môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp và biến động, báo cáo tài chính đã trở thành một công cụ thiết yếu giúp các doanh nghiệp nắm bắt thông tin tài chính toàn diện, đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh và là cơ sở đưa ra quyết định. Tuy nhiên, quy trình lập báo cáo tài chính truyền thống vẫn phải đối mặt với nhiều thách thức bao gồm sai sót do nhập liệu thủ công, thời gian xử lý kéo dài và khó khăn trong việc thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau.
Sự xuất hiện của công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) đã đang mang đến những giải pháp cho quy trình lập báo cáo tài chính, ứng dụng AI không chỉ tự động hóa các bước thủ công, giảm đáng kể thời gian và công sức.
Theo một nghiên cứu của KPMG cho thấy, các doanh nghiệp ứng dụng AI vào quy trình lập báo cáo tài chính có thể giảm đến 70% thời gian xử lý dữ liệu đồng thời tăng độ chính xác lên đến 90%, giúp tiết kiệm đáng kể chi phí và nguồn lực(1). Siemens là một ví dụ điển hình khi họ đã rút ngắn thời gian lập báo cáo tài chính toàn cầu từ hai tuần xuống chỉ còn ba ngày nhờ vào AI(1)
1. Quy trình xử lý của ứng dụng AI trong báo cáo tài chính
| Bước thực hiện | Các bước chi tiết | Vai trò của AI |
| 1. Thu thập dữ liệu | – Thu thập dữ liệu từ các hệ thống nội bộ khác nhau (ERP, CRM, v.v.) – Trích xuất dữ liệu từ các nguồn bên ngoài (dữ liệu thị trường, các báo cáo tuân thủ pháp luật) |
– Tự động hóa việc trích xuất dữ liệu từ nhiều hệ thống. – Đơn giản hóa việc trích xuất dữ liệu thông qua việc phân tích dữ liệu có cấu trúc và không có cấu trúc từ các nguồn bên ngoài. |
| 2. Chuẩn hóa dữ liệu | – Tạo từ điển dữ liệu – Ánh xạ dữ liệu vào các trường chuẩn hóa – Làm sạch dữ liệu – Chuẩn hóa định dạng dữ liệu |
– Tự động tạo từ điển dữ liệu bằng cách phân tích các lược đồ hiện có và các quy tắc kinh doanh. – Ánh xạ các thành phần dữ liệu vào các trường chuẩn hóa bằng các mô hình AI. – Phát hiện và sửa các sai sót, bổ sung giá trị bị thiếu dựa trên các mẫu dữ liệu. – Đảm bảo định dạng dữ liệu thống nhất trên các tập dữ liệu. |
| 3. Xác thực dữ liệu | – Xác minh tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu – Đối chiếu sự khác biệt giữa các tập dữ liệu khác nhau – Kiểm tra tính đầy đủ của dữ liệu – Ghi lại hành trình kiểm toán |
– Hỗ trợ đánh dấu lỗi bằng cách so sánh dữ liệu với các quy tắc được định trước – Xác định và giải quyết các khác biệt giữa các tập dữ liệu – Nhận diện dữ liệu thiếu và đề xuất nguồn để bổ sung – Tự động ghi lại các hành động xác thực và thay đổi cho mục đích kiểm toán |
| 4. Tổng hợp dữ liệu | – Hợp nhất dữ liệu từ các phòng ban hoặc công ty con – Chuẩn hóa các định dạng dữ liệu – Tạo và xác thực một kho dữ liệu tập trung |
– Tự động hóa quy trình hợp nhất dữ liệu giữa các đơn vị – Đảm bảo dữ liệu có định dạng nhất quán trước khi hợp nhất – Tự động hóa quy trình tổng hợp, lưu trữ và xác thực dữ liệu cho kho lưu trữ |
Bảng 1: Chi tiết các bước AI hỗ trợ lập báo cáo tài chính
Quy trình lập báo cáo tài chính bằng AI bắt đầu bằng việc việc thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm hệ thống ERP, CRM và phần mềm kế toán… đảm bảo rằng tất cả dữ liệu cần thiết đều được tích hợp vào một hệ thống duy nhất.
Sau khi thu thập, AI tiến hành các bước phân tích, làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu nhằm loại bỏ những sai sót tiềm ẩn, chuẩn hóa định dạng và đảm bảo tính chính xác trong từng khâu. Bước tiếp theo, các thuật toán học máy (ML) và xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) sẽ tiến hành tổng hợp dữ liệu từ các nguồn, đồng thời tự động loại trừ các giao dịch nội bộ, giúp hạn chế các sai lệch trong báo cáo(2).
2. Lợi ích AI mang lại trong quy trình báo cáo tài chính
2.1. Tự động hóa các tác vụ thường xuyên
AI đã giúp tự động hóa quy trình nhập liệu và đối chiếu dữ liệu, giảm thiểu đáng kể các sai sót do con người và tăng tốc độ thực hiện các tác vụ tốn nhiều thời gian. Theo một nghiên cứu của Deloitte, các doanh nghiệp ứng dụng AI trong tài chính đã giảm đến 80% lỗi nhập liệu, đồng thời rút ngắn thời gian lập báo cáo tài chính đến 65%(3).
Công nghệ ngôn ngữ tự nhiên (NLP) hiện nay có khả năng tự động tạo ra các báo cáo tài chính chuẩn hóa như báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bảng cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ, giúp đảm bảo tính nhất quán và độ chính xác cao.
Nhờ xử lý hiệu quả các tác vụ thường xuyên, AI không chỉ giúp đội ngũ tài chính – kế toán tiết kiệm thời gian mà còn tạo cơ hội cho họ tập trung vào các hoạt động mang lại giá trị cao hơn như phân tích sâu, dự báo và ra quyết định chiến lược, giúp doanh nghiệp có lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ hơn.
2.2. Tăng cường Tuân thủ và Quản lý Rủi ro
AI đang chuyển đổi cách thức quản lý tuân thủ và rủi ro trong báo cáo tài chính, mang lại mức độ chính xác và hiệu quả chưa từng có. Thông qua tự động hóa quy trình tuân thủ, AI giám sát và phân tích hàng triệu giao dịch để đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các tiêu chuẩn như GAAP và IFRS, đồng thời phát hiện nhanh chóng các dấu hiệu vi phạm hoặc sai lệch tiềm ẩn.
Theo báo cáo từ PwC, việc áp dụng AI vào quy trình tuân thủ giúp các doanh nghiệp giảm đến 80% rủi ro do vi phạm quy định, giúp hạn chế các khoản phạt và cải thiện tính minh bạch tài chính (4)
2.3. Tăng cường độ chính xác và độ tin cậy
Một trong những lợi ích quan trọng nhất của AI trong báo cáo tài chính là nâng cao độ chính xác và độ tin cậy của dữ liệu. Quy trình báo cáo tài chính truyền thống, phụ thuộc nhiều vào việc nhập liệu và xử lý dữ liệu thủ công, dễ mắc lỗi do con người. Các sai sót nhỏ có thể dẫn đến sai lệch lớn, làm ảnh hưởng đến tính chính xác của báo cáo tài chính và có thể ảnh hưởng trong quá trình ra quyết định của các lãnh đạo doanh nghiệp.
AI, thông qua các thuật toán tiên tiến, giúp tự động hóa và chuẩn hóa quá trình xử lý dữ liệu với sự can thiệp tối thiểu từ con người từ đó giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi. Theo một báo cáo từ EY, các doanh nghiệp sử dụng AI trong quy trình tài chính có thể giảm đến 90% tỷ lệ lỗi do nhập liệu, đồng thời tăng độ tin cậy của báo cáo lên đến 95%.
Ngoài ra các mô hình học máy trong AI có khả năng phát hiện bất thường và sự không nhất quán trong các tập dữ liệu lớn, đảm bảo rằng mọi sự khác thường đều được xác định và xử lý kịp thời. Nhờ khả năng phát hiện lỗi và xử lý dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác, AI không chỉ cải thiện độ tin cậy mà còn đảm bảo tính toàn vẹn của các báo cáo tài chính, giúp các doanh nghiệp duy trì sự minh bạch và đáng tin cậy trong các hoạt động tài chính.
2.4. Hỗ trợ ra quyết định
Mục tiêu của báo cáo tài chính là cung cấp cho các bên liên quan thông tin cần thiết để đưa ra quyết định chiến lược. AI giúp việc ra quyết định được tốt hơn bằng cách phân tích dữ liệu tài chính để cung cấp những hiểu biết chính xác, kịp thời và có thể hành động.
Với AI, các nhà lãnh đạo có thể truy cập các báo cáo tài chính theo thời gian thực và phân tích nâng cao, cung cấp cái nhìn toàn diện về sức khỏe tài chính của doanh nghiệp, bằng cách tận dụng AI các doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu, cải thiện hiệu suất tài chính.
2.5. Tiết kiệm chi phí
Việc áp dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong quy trình lập báo cáo tài chính mang lại nhiều lợi ích, đặc biệt trong việc tiết kiệm chi phí. Theo báo cáo từ Deloitte, các doanh nghiệp ứng dụng AI trong tài chính đã giảm đến 30% chi phí nhân sự nhờ tự động hóa các tác vụ thủ công như nhập liệu và đối chiếu.(5)
Những lợi ích này cho thấy AI không chỉ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn đảm bảo dữ liệu chính xác, tuân thủ quy định và hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu. Tuy nhiên, để triển khai AI đạt hiệu quả cao, các doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng về dữ liệu, lựa chọn công cụ phù hợp và duy trì hoạt động giám sát, cải tiến liên tục.
3. Phương hướng triển khai AI trong lập báo cáo tài chính
3.1. Đảm bảo chất lượng dữ liệu
Để triển khai AI hiệu quả trong báo cáo tài chính, việc đảm bảo chất lượng dữ liệu là bước nền tảng quyết định thành công của các công nghệ AI. Dưới đây là các phương hướng cụ thể giúp duy trì chất lượng dữ liệu và tối ưu hiệu quả AI:
- Đảm bảo rằng dữ liệu được liên tục kiểm tra tính chính xác, đầy đủ và cập nhật.
- Chuẩn hóa định dạng và thuật ngữ dữ liệu trên các hệ thống và phòng ban khác nhau..
- Thiết lập chính sách quản trị dữ liệu rõ ràng để quản lý quyền truy cập, sử dụng và bảo mật.
- Triển khai các biện pháp bảo mật dữ liệu nghiêm ngặt để bảo vệ thông tin tài chính nhạy cảm khỏi các vi phạm và truy cập trái phép.
3.2. Lựa chọn công cụ và nền tảng AI phù hợp
Việc lựa chọn công cụ và nền tảng AI phù hợp là yếu tố quan trọng để triển khai AI hiệu quả trong báo cáo tài chính:
- Xem xét chức năng, khả năng mở rộng, tích hợp và chi phí để lựa chọn AI phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
- Ưu tiên các công cụ có thể tùy chỉnh linh hoạt để đáp ứng các yêu cầu báo cáo tài chính đặc thù của doanh nghiệp.
- Đảm bảo công cụ AI có thể tích hợp dễ dàng với các hệ thống và quy trình hiện tại nhằm tối ưu hóa hiệu suất làm việc
3.3. Giám sát và cải tiến liên tục
Giám sát và cải tiến liên tục là rất quan trọng để tối đa hóa lợi ích của AI trong báo cáo tài chính và đảm bảo thành công lâu dài:
- Giám sát các chỉ số hiệu suất và thu thập phản hồi để đảm bảo AI cung cấp kết quả chính xác, đáng tin cậy.
- Cập nhật và tinh chỉnh mô hình AI thường xuyên dựa trên dữ liệu mới và yêu cầu thay đổi, đảm bảo hệ thống luôn hiệu quả và phù hợp.
- Thu thập ý kiến từ người dùng để thực hiện các điều chỉnh và cải tiến hệ thống AI.
- Đảm bảo hệ thống AI có thể phát triển linh hoạt cùng với nhu cầu kinh doanh và quy định mới.
4. Một số thách thức khi ứng dụng AI trong lập báo cáo tài chính
Việc ứng dụng AI vào quy trình lập báo cáo tài chính mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng đặt ra không ít thách thức mà các doanh nghiệp cần chú ý để đảm bảo sự thành công.
- Trước hết, quản trị dữ liệu và bảo mật là yếu tố quan trọng, các doanh nghiệp cần xây dựng các hướng dẫn rõ ràng về quản trị dữ liệu, bảo đảm rằng dữ liệu tài chính luôn chính xác, đầy đủ và được bảo vệ an toàn.
- Tuân thủ quy định pháp lý cũng là một thách thức không thể bỏ qua. Ban lãnh đạo và Hội đồng quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập môi trường kiểm soát để đảm bảo các quy trình liên quan đến AI tuân thủ chặt chẽ các tiêu chuẩn pháp lý.
- Áp dụng khung kiểm soát nội bộ COSO là một giải pháp hữu ích, cung cấp một phương pháp có cấu trúc giúp nhận diện các rủi ro tiềm ẩn, xác định các hoạt động kiểm soát phù hợp và quản lý quá trình giám sát AI trong lập báo cáo tài chính.
- Cuối cùng, quản lý rủi ro và giám sát liên tục là điều cần thiết để AI không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình mà còn duy trì tuân thủ pháp lý và nâng cao độ tin cậy.
Tóm lại, việc ứng dụng AI vào báo cáo tài chính đòi hỏi một cách tiếp cận toàn diện và cẩn trọng cần chú ý đến quản trị dữ liệu, tuân thủ quy định và quản lý rủi ro để có thể tận dụng tối đa lợi ích của AI mà vẫn đảm bảo các tiêu chuẩn cao nhất về bảo mật và tính toàn vẹn.
Nguồn tham khảo:
