Thành công của hầu hết các tập đoàn lớn hay công ty nhỏ phụ thuộc chủ yếu vào tài sản con người hơn tài sản vật chất, bởi lẽ tìm kiếm tài năng để thực hiện công việc thì khó hơn là nhà xưởng và trang thiết bị, thậm chí không phải lúc nào cũng thu hút nhân tài được bằng tiền. Công tác nhân sự tốt sẽ giúp tạo nền tảng cho nâng cao năng lực của nhân viên, của nhóm và của cả khối tập thể.
Tuyển dụng mới trong mức độ cho phép sẽ có thể cải thiện tổ chức như truyền thêm sức sáng tạo đổi mới, thêm nhuệ khí làm việc,… Do đó giúp nhân sự mới nhanh chóng hòa nhập cùng tổ chức là khía cạnh rất quan trọng. Ngày nay, với ứng dụng công nghệ rộng khắp, việc hỗ trợ hòa nhập có thể rõ ràng và nhanh chóng hơn, nhưng cũng dễ bị tác dụng ngược lại nếu không có đường hướng cụ thể. Vậy có những lưu ý gì để giúp đội ngũ mới nhanh chóng bắt nhịp và trở thành một phần của tổ chức?
Văn hóa số
Văn hóa doanh nghiệp là những giá trị, niềm tin, hình thức mà mọi người trong doanh nghiệp cùng công nhận và suy nghĩ, nói, hành động như một thói quen, giống như đời sống tinh thần và tính cách của một con người, và là phần quyết định đến sự thành bại về lâu dài của doanh nghiệp. Các cấp lãnh đạo, quản lý cần nắm bắt rõ khi doanh nghiệp chuyển đổi số, thì văn hóa doanh nghiệp biến đổi như thế nào?
Văn hóa số được hình thành khi doanh nghiệp áp dụng công nghệ trong quá trình vận hành. Công nghệ sẽ tác động và thay đổi cách thức liên kết trong các bộ phận, niềm tin và thái độ của mỗi nhân sự đối với tổ chức chung. Họ tư duy, hành động và hợp tác trong môi trường công nghệ và từ đó tạo nên các giá trị văn hóa doanh nghiệp mới. Văn hóa số sẽ tạo ra nguồn nhân lực với những giá trị nổi bật như tư duy đột phá tạo ra nhiều ý tưởng mới, có khả năng tự thích ứng với thay đổi của tổ chức, sẵn sàng tiếp thu các phản hồi để biến thành cơ hội mới, chia sẻ hợp tác với nội bộ và khách hàng, từ đó giúp doanh nghiệp luôn tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Như vậy, giá trị văn hóa sẽ tồn tại trong chính mỗi nhân sự, nhất là những người đã gắn bó lâu dài sẽ phản ánh rõ các nét văn hóa đặc trưng của tổ chức đó. Họ chính là những người định hình thêm, neo giữ thêm các giá trị đã có. Còn những người mới thì sao? Doanh nghiệp sẽ làm gì để giúp họ nhanh chóng nắm giữ và trở thành hình ảnh đại diện cho các giá trị đó?
Trải nghiệm của nhân sự mới
Giả thiết là bộ phận nhân sự đã tuyển được người theo đúng với các tiêu chí về công việc và các giá trị văn hóa. Họ sẽ bắt đầu làm việc như thế nào? Ngày đầu tiên và tiếp theo sẽ ra sao? Doanh nghiệp sẽ cần cung cấp thông tin và hỗ trợ gì cho họ?
Câu trả lời sẽ tùy thuộc vào mỗi doanh nghiệp nhưng cơ bản đều bám theo các yêu cầu về công việc và các nội quy hành chính đã có. Điều này đúng, nhưng chưa đủ. Doanh nghiệp cần bổ sung thêm các yếu tố “mềm” như giới thiệu môi trường làm việc, cơ hội thăng tiến, lịch sử và văn hóa của tổ chức. Havard Business Review đã thực hiện một cuộc khảo sát tới các nhà quản lý về các yếu tố nào đã thuyết phục họ gia nhập và ở lại tổ chức hiện tại. Kết quả là yếu tố văn hóa và các giá trị của tổ chức chiếm tới 49% trong số các lý do khiến họ ở lại và gắn bó lâu dài (1). Quá trình làm việc của một nhân viên thường gồm 6 giai đoạn: Ký kết; Gia nhập; Hòa nhập; Định hình, Phát triển và Tăng trưởng.
Mang lại trải nghiệm ấn tượng cho ngày làm việc đầu tiên
Ngày nay, các doanh nghiệp hầu hết đã được công nghệ hỗ trợ trong các thủ tục hành chính, vì vậy có thể thực hiện những khâu như điền form mẫu, gửi tài liệu cần đọc từ trước đó. Bởi theo Shane Green, tác giả – diễn giả và tư vấn viên cho nhiều nhà doanh nghiệp top Fortune 500 về văn hóa doanh nghiệp, thì mấu chốt chính là doanh nghiệp cần bớt thời gian vào việc giấy tờ hành chính mà tập trung vào việc tạo cho nhân viên ấn tượng ban đầu tuyệt vời về tổ chức.
Trong ngày đầu tiên, nhân viên mới nên được giới thiệu những nội dung như:
- Tìm hiểu về tầm nhìn và sứ mệnh một cách dễ hiểu: Có thể đó là bảng liệt kê những sản phẩm, dịch vụ quan trọng và nêu rõ những gì doanh nghiệp đang làm, hướng tới điều gì và đối tượng phục vụ là ai. Như vậy, nhân viên mới có thể định hình ngay về vai trò của họ trong việc giúp doanh nghiệp thực hiện lời hứa với khách hàng. Bằng cách sử dụng các kênh số hóa nội bộ, nội dung giới thiệu có thể chuyển theo link gửi đến ứng viên tìm hiểu trước, dành thời gian nói về giá trị doanh nghiệp mang lại, tạo được ấn tượng tốt ngay từ đầu.
- Tìm hiểu về các tiêu chuẩn, mong muốn của doanh nghiệp về trải nghiệm khách hàng: Đây là điều vô cùng quan trọng, nhất là hiện nay hầu hết thị trường đều xoay quanh trải nghiệm khách hàng. Việc tiếp cận với các tiêu chuẩn của doanh nghiệp sẽ giúp người mới hiểu rằng, tiêu chuẩn là làm khách hàng hài lòng và cách họ đạt được tiêu chuẩn đó. Nói cách khác, họ cần biết được khách hàng mong muốn điều gì và những hứa hẹn từ phía doanh nghiệp. Đặc biệt, trong và sau quá trình chuyển đổi số, doanh nghiệp cũng đã nâng tầm cung cấp các dịch vụ khách hàng, mang tới những trải nghiệm xuất sắc. Tất cả nên được thu thập thành những video clip minh họa dễ hình dung, tạo nên sự thú vị ngay với nhân viên mới và cũng là “khách hàng số 1 của doanh nghiệp”.
- Nắm bắt về quá trình phát triển của doanh nghiệp: Đây là phần dễ gây ấn tượng nhất trong ngày đầu tiên. Câu chuyện về quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp sẽ giải đáp những thắc mắc, tò mò mà những thông tin trên các kênh truyền thông của doanh nghiệp chưa chắc đã nói hết. Ở đây, doanh nghiệp dễ đang chia sẻ sâu hơn về sứ mệnh, về lý do tại sao trải qua từng cột mốc đã qua. Một không khí tự hào về doanh nghiệp dễ dàng lan tỏa đến tâm trí của nhân viên mới, và họ sẽ hình dung họ sẽ trở thành một phần trong chặng đường chinh phục cột mốc tương lai ra sao.
- Tìm hiểu về các giá trị của doanh nghiệp: Việc được giới thiệu cặn kẽ về các giá trị giúp nhân viên mới hiểu được cách họ sẽ làm việc như nào và cách đạt kết quả cao. Ví dụ họ có được thỏa sức sáng tạo mà không sợ mắc sai sót không, họ chịu trách nhiệm đến đâu và được phép mắc sai lầm đến đâu, họ có được tập thể hỗ trợ hoặc hợp tác khi họ cần không, hay họ có cần tinh thần luôn học hỏi điều mới để linh hoạt thích nghi đa nhiệm vụ không,…
Theo kinh nghiệm về phát triển nhân tài, FPT Digital chúng tôi khuyên doanh nghiệp hãy dành nhiều tâm huyết để ngay ngày đầu tiên gia nhập thì nhân sự mới đã tràn đầy ấn tượng và quyết tâm tham gia đội ngũ. Doanh nghiệp có thể mời những người được phân công chịu trách nhiệm hướng dẫn cho nhân sự mới, những nhân viên cũ nhiệt huyết, những quản lý giàu kinh nghiệm nhất, về việc tham gia truyền đạt các nội dung sẽ dễ dàng truyền lửa tới nhân viên mới.
Trong quá trình thử việc luôn có người chịu trách nhiệm định hướng
Nếu ngày đầu tiên nên mang đến trải nghiệm ấn tượng, thì trong những tuần tiếp theo nên hướng dẫn họ cách để mang trải nghiệm tuyệt vời đó tới đồng nghiệp và khách hàng của doanh nghiệp. Bao nhiêu tuần thì đủ? Shane Green đã chỉ ra nên tập trung vào 60 ngày đầu tiên, tức khoảng 12 tuần làm việc. Đây là khoảng thời gian nhân sự mới có xác định ở lại với doanh nghiệp hay không và ngược lại, doanh nghiệp có thấy mình đã tuyển được người phù hợp chưa. Một chương trình thử việc tốt sẽ bắt đầu bằng cách mà đội nhóm, phòng ban được phân công sẽ chào đón người mới và cho biết tầm quan trọng của họ ra sao. Họ sẽ cảm thấy được tiếp tục trải nghiệm tuyệt vời khi được hoan nghênh tại đội mà mình trực tiếp làm việc.
Trước hết, doanh nghiệp cần làm điều rất quan trọng là cần chỉ định người chịu trách nhiệm định hướng. Người này cần có kỹ năng và phẩm chất tương tự để có thể trở thành nguồn thông tin về doanh nghiệp cho người mới trong những tuần làm việc đầu tiên. Hơn nữa, cũng tạo ra mối liên hệ và thắt chặt liên kết nội bộ trong tổ chức.
Tiếp theo là các chương trình đào tạo và tập huấn với những lộ trình rõ ràng để giúp nhân sự hiểu sâu hơn về công việc, về hoạt động sản xuất kinh doanh có liên quan tới công việc của họ và quan trọng là công việc của họ sẽ giúp doanh nghiệp mang lại những trải nghiệm gì cho khách hàng, đóng góp phần nào trong sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp. Ở đây cần thể hiện tính nhất quán về các tiêu chuẩn và giá trị đã được đề cập trong ngày đầu tiên và trong chương trình tập huấn thử việc này.
Cuối cùng sẽ là đánh giá và nhận phản hồi. Bên cạnh những thông tin được thu thập không chính thức, thì doanh nghiệp và nhân sự mới nên thực hiện Bản nhận xét sau 60 ngày. Đây là cơ hội để nhân sự mới bày tỏ cách dung hòa giá trị của họ và cũng để cấp quản lý của doanh nghiệp xác định có tiếp tục giữ chân họ hay không.
Sau quá trình thử việc, vẫn có người định hướng và đội nhóm hỗ trợ
Sau quá trình 60 ngày, khi cả nhân sự và doanh nghiệp đã xác định sự phù hợp và gắn bó thì hãy giúp họ đặt mục tiêu trong 6 đến 12 tháng tiếp theo. Quá trình thực hiện vẫn luôn có người chỉ định, định hướng và đội nhóm hỗ trợ, nhất là với những công nghệ và quy trình số hóa mới luôn cần phải dành thời gian và sự chỉ dẫn sâu sát để có thể thích ứng sớm. Nói cách khác, cần liên tục kiểm tra và tạo trải nghiệm tốt với nhân sự mới trong suốt một vài năm đầu tiên, bởi việc định hướng không phải chỉ trong thời gian thử việc mà là chiến lược giữ chân nhân tài, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí xây dựng nguồn nhân lực bền vững.
Nguồn tham khảo
(1) Hbr.org Why employees stay?
(2) Oak. Employee journey mapping
(3) Shanegreen.com
