Lộ trình thực hiện với các giai đoạn chuyển đổi số từ cơ bản tới toàn diện đảm bảo xây nền móng số hóa vững chắc tiến tới bứt phá trong hoạt động. Dưới đây là một số phân tích của FPT Digital về từng giai đoạn và mức độ phù hợp với các loại hình doanh nghiệp khác nhau:
1. Giai đoạn 1: Số Hoá Thông Tin – Digitization
Số hóa thông tin là việc chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật lý (analog) sang dạng kỹ thuật số (digital). Ở mức độ cơ bản và gần gũi với hoạt động doanh nghiệp, điều này có thể được hiểu là các hoạt động scan tài liệu, thông tin dạng giấy sang lưu trữ ở dạng file điện tử như excel, PDF và lưu trữ trong hệ thống máy tính của công ty.
Với giai đoạn chuyển đổi số này, dữ liệu tại đơn vị bước đầu được tập hợp và lưu trữ tập trung. Nhờ vậy, đơn vị có thể hình dung cơ bản về các dữ liệu hiện có, có thể tra cứu lại dễ dàng hơn và tránh được các mất mát vật lý.
Có thể nói, mức độ số hóa thông tin phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ do mức độ phát sinh dữ liệu chưa nhiều. Đây cũng là các hoạt động nền tảng, là bước đệm cho giai đoạn số hóa quy trình làm việc tiếp theo.
Lời khuyên cho doanh nghiệp:
Để hoàn thiện cho các giai đoạn chuyển đổi số đầu tiên này, doanh nghiệp cần tập trung số hóa thông tin. Hoạt động quan trọng bao gồm chuẩn bị trước các nguồn lực, nền tảng cho giai đoạn số hóa quy trình tiếp theo.
Theo kinh nghiệm tư vấn từ FPT Digital, giai đoạn này được thực hiện tốt nhất khi doanh nghiệp xác định lộ trình sớm và nghiêm túc thực hiện cho mỗi giai đoạn.
2. Giai đoạn 2: Số Hoá Quy Trình – Digitalization
Số hóa quy trình là việc áp dụng công nghệ để tự động hóa quy trình hiện tại. Các hoạt động trong giai đoạn này giúp giảm chi phí vận hành và tăng hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.
Ở giai đoạn số hóa quy trình, doanh nghiệp có thể sử dụng các thông tin đã được chuyển sang dạng điện tử để phân tích và đưa ra các cải tiến hoặc thay đổi quy trình vận hành hiện tại. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể khai thác khá nhiều công nghệ khác phục vụ cho các hoạt động vận hành, kinh doanh.
Ví dụ thực tế 1:
Tài liệu sau khi được điện tử hóa được tải lên các nền tảng trực tuyến phổ biến như Google Drive hay Microsoft 365. Từ đây, tài liệu cũng được chia sẻ dùng chung với những người khác trong doanh nghiệp. Thay vì lật giở để tìm kiếm thủ công trong các kho lưu trữ riêng lẻ, các bộ phận nhanh chóng tìm được thông tin trên kho lưu trữ điện tử.
Ví dụ thực tế 2:
Một ví dụ khác của số hóa quy trình trở nên khá phổ biến sau thời Covid là các hình thức chữ ký điện tử, hợp đồng điện tử… Thông qua các công nghệ này, doanh nghiệp có thể duy trì hoạt động bình thường trong tình hình giãn cách xã hội nghiêm ngặt của năm 2021 và quý đầu của năm 2022.
Lời khuyên cho doanh nghiệp:
Các giải pháp này hứa hẹn kết nối vào bức tranh chung của các doanh nghiệp số trong tương lai. Mang lại nhiều lợi ích là vậy, tuy nhiên số hóa quy trình hiện mới chỉ giúp doanh nghiệp ở những mảng riêng lẻ, chưa cho thấy bức tranh chung về số hóa, chuyển đổi số toàn diện.
Do vậy giá trị khai thác được có thể chưa tương xứng với tiềm năng. Doanh nghiệp có thể tham khảo các giải pháp tư vấn về bức tranh số toàn diện và phù hợp với đơn vị mình nhằm đạt được giá trị kinh doanh tối đa.
3. Giai đoạn 3: Số Hoá Toàn Diện hay còn gọi là Chuyển đổi số – Digital Transformation
Chuyển đổi số là sự thay đổi mang tính căn bản về công nghệ và tâm lý. Điều này tạo ra sự đột phá và chuyển đổi quy trình bên trong và bên ngoài doanh nghiệp và xã hội. Chuyển đổi số mang lại lợi ích đồng thời cho cả doanh nghiệp, các đối tác, khách hàng.
Để thực hiện được các thay đổi mang tính đột phá trên, chuyển đổi số đã tác động toàn diện tới các lĩnh vực kinh doanh, công nghệ và con người. Một chiến lược chuyển đổi số thành công được bắt đầu từ sự thống nhất về chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp xem việc sử dụng công nghệ như một sự hỗ trợ đắc lực cho việc hiện thực hóa chiến lược kinh doanh. Đồng thời tác động đến văn hóa tổ chức công ty. Mục đích hướng đến việc kiến tạo một tổ chức đồng thuận và có chung hiểu biết về chuyển đổi số.
Nhìn chung, hầu hết các doanh nghiệp hiện tại quan tâm tới Chuyển đổi số. Tuy nhiên, các doanh nghiệp thực sự nghiêm túc với mục tiêu áp dụng chuyển đổi số thường là các doanh nghiệp lớn. Họ có tầm nhìn trung dài hạn về đích đến trong 3 – 5 năm, thậm chí 10 năm tiếp theo.
Ví dụ thực tế:
Trên thế giới có rất nhiều câu chuyện truyền cảm hứng về thành công khi thực hiện Chuyển đổi số. Một ví dụ có thể kể đến như Amazon – hiện đang là nhà bán lẻ giá trị nhất Hoa Kỳ. Đây là nền tảng bán hàng online lớn nhất thế giới, nhà cung cấp dịch vụ điện toán đám mây với thị phần lớn nhất thế giới.
Năm 1995, Amazon bắt đầu hoạt động kinh doanh với chỉ dịch vụ bán sách trực tuyến. Tuy nhiên công ty đã liên tục nghiên cứu, áp dụng và phổ biến các công nghệ mới như Amazon Web Services (2002); Bắt đầu cung cấp dịch vụ điện toán đám mây (EC2, S3) năm 2006.
Doanh thu từ các cửa hàng vật lý tăng lên, tuy nhiên mảng kinh doanh trực tuyến vẫn là nguồn thu chính với 51% tỷ trọng. Với đà phát triển công nghệ tiếp tục qua từng năm, tới tháng 9/2020, Amazon đã trở thành công ty thứ ba trên thế giới đạt giá trị vốn hóa 1000 tỷ USD và đứng đầu trong nhiều ngành kinh doanh của mình.
Lời khuyên cho doanh nghiệp:
Ở giai đoạn này, doanh nghiệp có thể lựa chọn rất nhiều công nghệ phục vụ cho việc nâng cao hiệu quả hoạt động của mình như: Big Data, IoT, AI, ERP, Oracle, …
Điều quan trọng, doanh nghiệp cần một kế hoạch dài hạn. Không chỉ ứng dụng công nghệ, chuyển đổi số còn là sự kết hợp chặt chẽ giữa công nghệ, mục tiêu kinh doanh. Một lộ trình thành công cần nhiều yếu tố kết hợp như:
- Ý chí của Lãnh đạo trong việc tạo tiền đề hoạt động Chuyển đổi số
- Sự tham gia xuyên suốt của các phòng ban và các đơn vị trên chuỗi giá trị
- Các nguồn lực chuyên trách cho hoạt động chuyển đổi số
Tìm hiểu thêm: Các bước chuyển đổi số theo trình tự cho doanh nghiệp
4. Cách giúp doanh nghiệp thành công trong các giai đoạn chuyển đổi số
Qua rất nhiều ví dụ và phân tích về các giai đoạn chuyển đổi số của doanh nghiệp, có thể thấy mẫu số chung giúp các doanh nghiệp thành công trong từng giai đoạn bao gồm:
- Doanh nghiệp có mục tiêu và chiến lược chuyển đổi số phù hợp với chiến lược kinh doanh
- Có một lộ trình chuyển đổi số rõ ràng cho từng giai đoạn
- Quyết tâm cao của ban lãnh đạo trong việc thực hiện chuyển đổi số
- Có đơn vị tư vấn và đơn vị cung cấp giải pháp chuyển đổi số phù hợp nhằm đồng hành với doanh nghiệp ngay từ đầu, tăng hiệu quả và rút ngắn tối đa thời gian thực hiện mỗi giai đoạn chuyển đổi số.
Theo đó, một đơn vị tư vấn giàu kinh nghiệm như FPT Digital sẽ là lựa chọn hàng đầu giúp đưa ra một lộ trình bài bản với chi phí về thời gian và nguồn lực là thấp nhất cho doanh nghiệp.
Qua các phân tích trên đây, có thể nhận thấy rõ tiềm năng và mức độ ảnh hưởng của Chuyển đổi số trong việc tăng cường hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Để đạt được thành công, các doanh nghiệp cần lựa chọn lộ trình Chuyển đổi số với các giai đoạn chuyển đổi số phù hợp năng lực.
